第七部分 公文传输平台

 

第七部分 公文传输平台

（一）系统综述

随着电子政务逐步深入的开展，很多政府机构内部实现了无纸化办公，实现了日常文件的起草、审批和流转的网络化与电子化。同时，如何实现政府部门与部门之间的无纸化办公和政务交流，也越来越多为政务信息化建设部门所重视。公文传输系统正是针对政府公文传输的这种需求，在政府信息化领域所迈出的重要一步。

公文是政府机关处理公务和行政管理的重要工具，在各级机关、单位中，“办公”的一个重要内容就是办理和制发文件，即“办文”和“传输交换”。办文和传输交换是每个机关、单位的日常工作。依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是政府信息化建设的重要组成部分，是关系到政府信息化建设全局的基础性工程。

**公文传输平台利用计算机网络技术、传输技术、安全技术等，实现了政府部门与部门之间，单位与单位之间红头文件的分发、接收、上报、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。

用系统发送电子公文与发送普通电子邮件一样快捷，同时又能保留红头和公章，符合国家现行公文和公章管理制度。它将传统的公文处理方式由纸张邮件传递时代带进了信息化网络传递时代，解决了跨地区公文传递的时间效率问题，使得公文的制作、发送和接收都突破了时间和空间的限制，从而提高了政府、行政企事业单位的办公效率。

（二）系统特点

**公文传输平台采用先进的浏览器/服务器（Browser/Server）结构和中间件技术，并充分利用服务器的强大处理功能，减少客户端的安装、管理和培训。通过中间件技术做到操作用户与数据隔离，使数据处理安全、可靠，并支持分布式处理，提供良好的容错性。

（1）标准化公文版式

本系统采用国家公文的标准化格式，实现各单位之间以电子的方式进行公文流转。（参见《 国家行政机关公文格式》。）

（2）不可更改的电子公文格式

在**公文传输平台中进行转输的公文均转换成统一格式，从而保证公文传输过程中公文的完整性，并限制拷贝和打印。

（3）强大的文档管理和监控功能

**公文传输平台具有强大的电子文档管理功能，包括公文扫描处理、全文检索（具有中文全文检索能力，包括任意字词检索和位置逻辑检索）、文档管理等。同时还对交换公文、信息发送、接收情况进行统计，对要求回复的公文的回复情况进行监控，起到监管和督促的作用。

（4）良好使用性

系统基于B/S构建，支持IE浏览器直接访问，由专业设计人员进行界面设计，具有较好使用性。

（5）良好扩展性

**公文传输平台具有良好的扩展性，在充分考虑未来信息与业务增长需要的基础上，预留与上下级政府部门的公文与信息交换系统接口，为最终实现统一的电子政府打下基础。

（6）多种安全手段

数据在网络上加密传输或对关键数据加密存贮；数据的完整性，保证数据不被篡改和窃取；访问控制及身份认证，对用户访问应用和信息资源提供访问控制。

（7）电子印章

将待盖章的电子公文正文和其相应的红头及电子印章结合成一个正式的公文，然后使用透明的图像技术将电子印章加盖在公文上。

（8）可视化公文浏览和打印

所见即所得的公文浏览和打印，实现电子公文和纸质公文的同质转换。

（9）可靠性、高性能

系统经过严格的质量测试审核。支持集群，响应速度快，能对访问进行负载均衡。

（三）流程图

（四）功能模块

（1）前台用户功能

1．文件发布和上报

在发布和上报文件时，输入文件文号、标题、类型、发文（上报）单位、选择文件正文等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布和上报的文件内容和属性进行修改重新发布。

2．文件签收

对其它单位的来文，未签收的文件系统都有标识提示，可打开文件进行签收，下载打印。对本单位的发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表，包括未签收单位、已签收单位，签收时间等。

3．文件分类查询

文件类型统一由管理员设定，用户可以按照类型查询文件。例如：市发、市会通、市办发、市组织、市政发等。

4．会议通知发布和签收

在发布会议通知时，输入会议名称、组织单位、开会时间、会议资料，还可以设置通知是否需要反馈和签到等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布的通知进行修改重新发布。

5．会议材料发布和签收

会议结束后，形成会议纪要或决定，会议组织者可以把相应的材料发布给会议参加人或单位。

6．会议通知和材料签收反馈情况

会议通知或会议材料发布者，可以随时查看会议参加单位签收通知或材料的情况。

7．检索与统计

allpass公文传输管理系统中的检索引擎允许公文交换平台用户采用KeyWords方式检索符合条件的公文内容。

（1）后台管理功能

1．用户和群组管理

系统初始化时，先由管理员对要使用本系统的人员和单位进行注册、登记相关信息。人员注册的内容，大致包括用户名、中文名、所属部门、所属群组。

2．组织机构管理

对需要使用AllPass电子公文传输系统的单位和部门进行统一管理，通过系统设置可对组织机构的变动随时作出调整。由系统管理员对参与电子传输的各单位进行编码、并对各单位的名称等信息进行管理。

3．用户管理

由管理员对使用电子公文传输管理系统的人员分配登录名，并根据工作需要授予不同的角色和权限。

4．用户权限管理

“最高管理员”，所有功能。

“超级发文者”，增加、修改、删除用户，发布和管理文件，会议。

“高级发文者”，发布和管理自己所发的文件，会议。

“普通发文者”，发布和管理自己所发的文件。

“阅读者”，只能查看、签收文件和会议。

5．文件类型管理

管理员进行文件类型维护，添加、修改、删除文件类型，分配和管理有权限发布某一类型文件的用户。

6．管理已发布文件

管理员统一管理所有已发布的文件，其它用户只能对自己发布的文件进行管理。可以查看文件签收情况或修改文件信息重新发布。

7．管理会议通知

管理员统一管理所有已发布的通知，其它用户只能对自己发布的通知进行管理。可以查看通知签到情况和反馈情况。

8．管理会议材料

管理员统一管理所有会议材料，其它用户只能对自己发布的会议通知管理相应的会议材料。可发布会议资料会议、修改、删除会议资料。

9．管理通报

管理员统一管理所有通报，其它用户只能对自己发布的通报进行管理。可修改、删除通报材料。

（五）学习重点

n   用户和群组的设置

n   公文的发布和签收

n   组织机构的管理

n   文件类型的设置