3.2 字处理软件Word 2000
3.2 字处理软件Word 2000
Word是Microsoft公司推出的一款优秀的字处理软件，可以用来建立多种类型的文档。其最大特点是“所见即所得”（What You See Is What You Get）；其最大功能是能够实现图文的混合编排。它彻底改变了传统的用纸和笔进行文字处理的方式，将文字的录入、编辑、排版、存储和打印融为一体。Word充分利用了Windows良好的图形界面特点，将文字处理和图表处理功能结合起来，使图形和文字不再壁垒分明，各种图形可以任意穿插于字里行间，清晰明了。
3.2.1 Word概述
Word常用功能可以很容易地通过图标形式的工具按钮直接进行操作，不必强记命令，在屏幕上看到的也就是最后的打印结果。可以快速地复制文字格式，使文字变化较多的文档的编排很容易就能实现。可以将多种格式的图形文件直接插入到文字中，实现图文混排，具有快速产生表格的功能，并能实现基本的运算。
Word提供了相当丰富的公式、特殊符号和字符，便利的书签、标注、索引与建立目录的功能使所编辑的书籍逻辑清晰。通过英文拼写与语法检查，找到拼写错的英语单词，可把重复性的操作录制成宏命令，用一个键盘操作或一个按钮即可完成多步操作。
Word提供了几十种模板，包括一般的公文文件、备忘录、传真格式、邀请函等，还提供了近百个图样供使用者随时套用。支持超链接功能，使文档能够链接到某些内部的或外部的Web网站或者某个文件服务器的文件上。使用Web工具栏，可以迅速打开、查找以及浏览网上的各种网页，并且在Web向导的帮助下，可制作包含各种项目的Web页。
1．Word的启动和退出
（1）启动Word 2000。
启动Word 2000可以执行菜单命令“开始”→“程序”→“Microsoft Word程序”，若在桌面上已建立了Word的快捷方式 
，双击该图标即可。
（2）退出Word 2000。
退出Word 2000可以双击Word窗口左上角的控制菜单目标或单击右上角的“关闭”按钮
，也可以执行菜单命令“文件”→“退出”。如果在退出Word 2000之前，工作文档还没有存盘，在进行退出操作时，系统将提示用户是否将编辑的文档存盘。
2．Word的基本操作界面
进入Word 2000后“屏幕”将弹出如图3-17所示的Word 2000窗口。Word采用了Windows的图形操作界面，使用者可以很方便地用它来编辑文字、图像和数据，从而编辑出图文并茂而又丰富多彩的文档。在Word的操作界面中除了具有通常的菜单工具外，还提供许多直观而操作又非常简便的按钮、图标和列表框等。它由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本区、滚动条以及状态栏组成。各组成部分作用介绍如下。
图3-17 Word 2000窗口的组成
（1）编辑区。
编辑区又称文本区，它占据屏幕的大部分空间。在该区除了输入文本外，还可以插入表格和图形。编辑和排版也在文本区中进行。
文本区中闪烁的“|”称为“插入点”，表示当前输入文字将要出现的位置。当鼠标在文本区操作时，鼠标指针变成I形状，其作用是可快速地重新定位插入点。将鼠标指针移动到所需的位置，单击鼠标左键，插入点将在该位置闪烁。
（2）“视图切换”按钮。
“视图切换”按钮用于改变文档的视图方式。Word提供的文档显示方式，称之为“视图”。视图从不同的侧面展示文本内容。Word 2000支持多种文档显示方式，这些显示方式是：普通视图、Web版式视图、页面视图和大纲视图。在需要时，用户可以在各个视图之间进行切换。
① 页面视图。
页面视图用于显示整个页面的分布状况和整个文档在每一页上的位置，包括文本、图形、表格、图文框、页眉、页脚、页码等，并对它们进行编辑。它具有“所见即所得”的显示效果，与打印效果完全相同。页面视图是在普通视图模式之上、打印预览模式之下的一种查看模式。采用这种视图方式时，文档在屏幕上的显示将与实际的打印结果更为接近。
② 大纲视图。
大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明。在大纲视图中便于看清整个文章的结构和每部分在文章中的位置，如图3-18所示。
图3-18 大纲视图
大纲视图提供了工具栏，可为用户调整文档结构提供方便。在这种方式下用户先将文档标题的格式对应为一级标题，而将其中各章的标题格式定义为二级标题，各小节的标题定义为三级标题，依次下去，将文档的各标题分级定义。在组织文档或观察文档结构时可只显示所需要级别的标题，而不必将下级标题以及文本一同显示出来。
标题可以分为7层，数字按钮l～7可决定在大纲视图中显示至哪一层标题。“全部”按钮将显示出全部标题和正文。上下箭头按钮可将选定的段落整体上移或下移，如将某一段落从一个标题下移到另一标题下。加减号按钮可实现“展开”或“折叠”（即隐藏）标题或正文，每按一次该按钮即可展开或折叠一级。
③普通视图。
普通视图是Word中常用的视图方式。在普通视图方式中文本的显示是经过简化的，这是具有多种用途的最佳视图，适用于文字录入、编辑、格式编排以及在文档中移动等操作。普通视图是最常用的，就是初次进入Word所见到的情形。普通视图主要用于快速输入文本、图形及表格并进行简单的排版。这种视图方式可以看到版式的大部分（包括图形）内容，但不能见到页眉、页脚、页码等，也不能编辑这些内容；不能显示图文的内容以及分栏的效果；当输入的内容多于一页时，系统自动加虚线表示分页线。
④Web版式视图。
在Word 2000中新增了Web版式视图，在该视图中，Word能优化Web页面，使其外观与在Web或Intranet上发布时的外观一致；还可以看到背景、自选图形和其他在Web文档及屏幕上查看文档时常用的效果。
（3）标题栏。
标题栏显示Word的商标名称Microsoft Word，编辑窗口的标题栏中显示出正在编辑的文档名。当编辑窗口最大化时，Word应用程序窗口和文档窗口的标题栏合二为一。如果是新建立的尚未命名的文档，则该文档会被自动命名为“文档X”（X表示文档的编号）。
（4）菜单栏。
菜单栏紧挨着标题栏，包含9个下拉式菜单项。用户只需单击任一菜单项名即可打开下拉式菜单，用鼠标左键单击下拉式菜单中的命令项，就可执行某一指令。
（5）工具栏。
为了方便用户操作，提高输入效率，Word专门设计了一条常用工具命令的按钮，这些按钮组成了一条工具栏。用户可以单击鼠标左键来执行各种常用操作，如新建、打开、保存和复制文件。Word提供的默认工具栏是“常用”工具栏和“格式”工具栏。
Word 2000有20多个工具栏，执行菜单命令“视图”→“工具栏”，选择所需的工具栏。第二种显示工具栏的方法是，将鼠标指针指向工具栏，然后单击鼠标右键，弹出工具栏快捷菜单。工具栏可用鼠标拖动到屏幕的任意位置，或改变排列方式。例如，将鼠标指向水平工具栏，拖动到垂直位置可变为垂直放置。当移动鼠标指向某一工具按钮时，稍停留片刻，Word将提示该工具的功能名称。
（6）标尺。
Word可以对段落、字符、页面等分别设置格式，包括段落的缩进、字符的形态、页面的设置等。“标尺”是设置和观察段落和页面格式的主要工具。Word中有水平标尺和垂直标尺。水平标尺可以方便地改变段落缩进，调整页边距，改变制表位；垂直标尺可以调整页面的上下页边距和表格的行高。
（7）滚动条。
Word的文档窗口中还包括一个水平滚动条和一个垂直滚动条，它们分别位于文档窗口的右部和底部。可以用鼠标单击滚动条上的箭头或单击滚动条框或拖动滚动条滑块来选择显示文本的当前位置。也可单击向上或向下的双箭头来向上一页或向下一页翻动文档。
（8）状态栏。
状态栏在Word窗口的底部，用于显示与当前工作状态有关的信息，如插入点位置、页码、时间、打印状态、操作提示信息、Word的工作消息等。
3．Word文档的基本操作
无论是在工作中还是在日常生活中，人们都离不开文档，比如文章、报告、报表、公函、信件等。所以，文档的制作和编辑也就成为日常工作和生活中的重要部分。利用Word制作和编辑文档，不仅省时省力，而且还可以制作或编辑出图文合一、精彩优美甚至有声的文档，从而大大提高文档的感染效果。
（1）创建新文档。
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图3-19 “保存”选项卡
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（2）文档的存储与关闭。
· 保存文档
存储文档一方面是将已经录入或编辑好的文件保存起来，另一方面也是为了防止断电或其他意外事故而造成正在录制或编辑的内容丢失。后一种情况要求不定时地存储正在录入或编辑的文档。存储文档最简单的一个方法就是用鼠标单击工具栏中的“保存”按钮。这时，Word就会自动将正在编辑的文件存储起来，并回到原来的编辑位置。另一种方法是选择“文件”下拉菜单中的“保存”命令。
· 另存文档
如果需要将当前文档保存为另一个副本，可执行“文件”→“另存为”菜单命令，弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框中给文档取另外的名字保存。
此外，Word还提供了一种定时自动保存功能，可以通过设定定时保存的间隔时间，使得Word每间隔一段时间，就自动将所编辑的当前文档保存到指定的驱动器或文件夹中。设置自动保存的方法如下：
① 执行“工具”→“选项”菜单命令，打开如图3-19所示的“选项”对话框。
② 选择“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框。
③ 在“分钟”微调框中，输入或选择要求自动保存文档的时间间隔（以分钟为单位）。
④ 最后单击“确定”按钮。
· 关闭文档
可执行“文件”→“关闭”菜单命令，也可用鼠标单击文档窗口右上角的
按钮。如果改动的文档在关闭前还未保存，则Word会打开一个对话框，询问是否保存对文档的修改。单击“是”按钮，则以当前文档名保存该文档，然后关闭文档。
（3）文字的录入。
· 插入/改写状态
通常在插入的状态下，Word会自动将插入点后面的已有文字右移。当需要用新输入的文本把原有内容覆盖掉时，可以按Insert键，或是用鼠标双击窗口下方状态栏右面的“改写”按钮，使其由灰色变为黑色，这时再输入的内容就会替换原有内容，我们称此时的文本编辑处于“改写状态”。
在改写状态下双击“改写”按钮又可使编辑切换到“插入状态”。文字的录入总是在“插入状态”和“改写（替换）状态”之中的一种状态下进行，“插入状态”用得更多一些。
· 插入点、行和段落
在当前活动的文档窗口中，一个闪烁的光标被称为“插入点”，它标识着文字输入的位置。随着文本的不断录入，“插入点”的位置也不断地向右移动，当到达所设页面的最右边时，Word可以自动将“插入点”移到下一行，而不用通过Enter键产生换行操作，除非想开始一个新的段落，或者在文档中建立一个空行。每按一次Enter键就会产生一个段落标记符号。
有时也会遇到这种情况，即录入没有到达行尾就需要另起一行，而又不想开始一个新的段落，此时可按Shift+Enter组合键，产生一个人工换行符，即可实现既不产生一个新的段落又可实现换行的操作。
在Word中存在着一些有特殊意义的符号，被称为“非打印字符”（在最终的打印结果中这些符号并不出现），其中包括段落标记符、制表符、空格符号等。
· 删除文字
在文字输入的过程中，可能会遇到各种各样的问题，例如，如果不小心输入了错误的字符，可以用Backspace键或Delete键来删除。按Backspace键可删除光标之前的字符，而按Delete键可删除光标之后的字符。
3.2.2 文本编辑
文本编辑主要包括文本内容的选择、查找与替换、复制与移动等一些基本的编辑功能。
1．选取文本
在对文本内容进行格式化、删除、复制等编辑操作之前，必须先选择操作对象，如某一文本块或全部文本。下面介绍几种选择文本的方式。
（1）用鼠标选取。
将鼠标指针移动到需要选择部分的第一个文字的左边位置，单击鼠标（即将插入点移至该位置），再移动鼠标指针到需要被选择部分的最后一个文字的右边，按下Shift键的同时再单击鼠标，即可选中该段文本。
（2）用光标键定义。
先将插入点移至文本块的一端，在按住Shift键的同时移动方向键，就可在不同方向选择文本。
（3）拖动选择。
将鼠标指针移动到需要选择部分的第一个文字的左边，按下鼠标左键拖动至欲选择部分的最后一个文字后松开鼠标左键，此时被选中的文字呈现反显状态。
（4）使用选定栏。
在文档窗口的左边有一标记的栏，称为选定栏，专用于通过鼠标选定文本。当鼠标指针移入该栏内时会变为向右指向的箭头
。在选定栏中单击鼠标可选中鼠标箭头所指的一整行，双击鼠标会选中鼠标所在的文本段，三击鼠标即可选中整个文档（等同于“编辑”菜单中的“全选”命令）。另外，在选定栏中拖动鼠标可选中连续的若干行。在没有被选中的文本区中任意位置单击鼠标便可以取消文本选中状态。
2．对选定文本块的操作
在Word中经常要对一段文本进行删除、移动或复制工作，这几种操作都涉及到剪贴板。剪贴板就是Windows系统中专门在内存中开辟了一块存储区域作为移动或复制的中转站，将文档中选中的一段文本放到剪贴板上，然后在文档中的另一个位置，或是在其他文档中把剪贴板上的信息取回来。
涉及剪贴板的操作有复制
、剪切
和粘贴
。复制就是将文档中所选中的对象移到剪贴板上，文档中的对象不受影响；而剪切则将文档中所选中的对象移到剪贴板上，文档中该对象被清除；粘贴就是把剪贴板中的内容复制到当前文档插入点位置。
（1）复制文本。
在短距离内，可以用拖放式编辑功能来复制文本：选定要复制的文本，按住Ctrl键，同时将选定的文本拖到要复制的位置，（此时光标下方有一个带“+”号的方框，表示进行复制操作），然后松开鼠标左键及Ctrl键，复制完成。
如果复制的位置距源位置较远，可以用剪贴板来复制，操作如下：
① 选定要移动的文本。
② 执行如下的操作之一。
· 单击“常用”工具栏上的图标按钮
。
· 单击“编辑”→“复制”菜单项。
· 按Ctrl+C组合键。
③ 把光标移动到要插入复制文本的位置。执行如下的操作之一。
· 单击“常用”工具栏上图标按钮
。
· 单击“编辑”→“粘贴”菜单项。
· 按Ctrl+V组合键。
（2）移动文本。
短距离内，如果要把某处的文本移动到其他位置，可以使用拖放式编辑功能来达到目的。操作如下：首先选定要移动的文本，然后将鼠标指针指向被选定的文本，此时，鼠标指针会变成左上箭头，按下鼠标左键，鼠标指针箭头的旁边会有一条垂直的虚线，鼠标指针箭头的尾部有一个虚线小方框，拖动垂直虚线到要插入文本的位置，然后释放鼠标，移动文本完成。
移动距离较远时，拖放式编辑功能就有点力不从心了。这时可以利用Word的剪切和粘贴功能来实现移动，该操作与复制文本操作相似，只需将“复制”换成“剪切”。
（3）删除文本。
删除文本的方法非常简单，只要先标记好欲删除的文本，直接在键盘上按Delete键即可删除。
3．文本的查找与替换
在Word中不仅可以顺序查找到文档中的文本、图形、脚注等内容，还可以在快速查看的同时用其他的内容替换它们。使用“查找”和“替换”功能也可以查找或替换特殊字符，如制表符、分页符以及段落标记等。
（1）查找。
单击“编辑”→“查找”菜单项，弹出“查找与替换”对话框，选择“查找”选项卡。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，或单击该框右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中存放有最近几次查找的内容，用户可以直接在此选择，然后单击“查找下一个”按钮即开始查找。Word将用反白显示查找到的内容。若要继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮。
在“查找”选项卡中，用鼠标单击“高级”按钮后，出现一些用来控制搜索的选项，此后该按钮的标签显示为“常规”，如图3-20所示。这些选项的主要功能如下所述。
图3-20 高级查找和替换对话框
·“搜索范围”下拉列表框：用于设置搜索的范围，包括“向上”、“向下”和“全部”三种方式。
·“区分大小写”复选框：选中此项，用于只查找与“查找内容”文本框中指定的大小写字母组合完全匹配的那些内容。
·“全字匹配”复选框：对于英文单词，选中此项，则只能找到完整的单词，而不是较长单词的一部分。
·“使用通配符”复选框：选中此项后，用户可以在“查找内容”文本框中使用通配符，例如“*”（星号）、“？”（问号），来搜索不能确定其正确写法的短语或词组。
·“同音”复选框：只适用于英语作为编辑语言的情况，查找同音词。
·“查找单词的各种形式”复选框：只有用英语作为编辑语言时才能使用此项功能。用于查找名词、形容词的各种形式或动词的各种时态。
在对话框下部有三个按钮。
·“格式”按钮：用于指定查找内容的文本格式。
·“特殊字符”按钮：用于选定要搜索的特殊字符。
·“不限定格式”按钮：用于取消在“格式”按钮中指定的全部格式。
（2）替换。
“替换”选项卡的作用在于将查找到的文本用指定的文本代替。文本的替换有两种方式：自动替换和手动替换。如果要计算机自动替换所有找到的内容，单击“全部替换”按钮即可。如果要对所找到的内容有选择地进行替换，应先单击“查找下一个”按钮，待替换的内容找到后反白显示，单击“替换”按钮进行替换；若不想替换，则单击“查找下一个”按钮继续查找。
“替换”选项卡中其他选项的功能和操作方法与“查找”选项卡相同。
3.2.3 文档排版
为了使文档具有漂亮的外观，便于阅读，必须对文本进行必要的排版。Word是所见即所得的字处理软件，在屏幕所显示的字符格式就是实际打印时的形式，给用户提供了极大的方便。Word 2000在字体、中文版式等方面有了进一步的增强，满足用户多方面的要求。Word允许在字符级、段落级和文档级上改变格式。下面我们就文档在各个级别上的格式化工作分别进行介绍。
1．字符格式化
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图3-21 “字体”对话框
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设置字符格式有两种方法：使用“字体”对话框和使用“格式”工具栏。
（1）使用“字体”对话框。
①“字体”选项卡。
首先选定要进行格式化的文本，然后单击“格式”→“字体”命令，弹出如图3-21所示的“字体”对话框。其各项含义如下所述。
· 西文字体：设置西文的字体类型。单击列表右侧的下拉按钮，可以看到Word所列举出的可供当前打印机驱动程序使用的字体及装入Windows系统的其他字体，这些都是TrueType仿真字体，它可以保证在屏幕上和打印机的输出上具有相同的效果。
· 中文字体：设置汉字的字体类型。
· 字形：Word为每种字体提供了4种字形修饰：常规、倾斜、加粗、加粗倾斜。
· 字号：字体的字号是指字符在一行中垂直方向上的尺寸。Word中字号选择非常灵活，可以按照号数选择，如“三号”、“六号”；也可按磅数来选择字号大小，如10磅、12磅，每磅等于1/72英寸。除此之外，用户还可以在“字号”列表框中输入字号列表中没有的号数或磅数。
· 字体颜色：Word提供了多种预先设置好的颜色，可以给所标记的字块设置颜色。
· 下划线：给字符添加下划线，单击下拉列表框右边的下拉按钮，可打开该列表框，从列表中选择所需的下划线类型。
· 效果：Word提供了11种类型的字符效果。
· 删除线/双删除线：Word会在选定内容上加上删除线来标注需要删除的内容。
· 阴影：在所选字符后添加阴影，阴影位于文字下方偏右。
· 阳文：所选字符显示出高于纸面的浮雕效果。
· 阴文：所选字符显示出刻入纸面的效果。
· 空心：只显示选定字符的笔画边线。
· 上标、下标：在Word中，字符位置以文本的基准线为准（基准线是一条假设的恰好在文字之下的线），当选中“上标”或“下标”复选框时，Word会将所选取的字块设置在基准线的上方或下方。
· 小型大写字母：将文本改为小号的大写字母。
· 全部大写字母：把选定的文本全部改为大写字母。
· 隐藏文字：当需要将文档中有关的说明性文字或附注隐藏起来时，可以选择此项。这时所选内容不在屏幕上显示，也不能在打印机上输出。
②“字符间距”选项卡。
字符间距是指字符之间距离的大小，可以使用“字体”对话框中的“字符间距”选项卡来改变文本中字符之间的距离。Word提供了3种字符间距：标准间距、紧缩间距和加宽间距，默认采用标准间距。
③“文字效果”选项卡。
文字效果是指文字的动态效果，以增强文字的动态感。Word 2000提供3种动态效果。
（2）使用“格式”工具栏。
使用“格式化”工具栏无疑是更改大多数字符格式最快速、最容易的一种方法。它为用户提供了多个按钮和列表，如图3-22所示。
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图3-23 “选项”对话框之“视图”选项卡 |
2．段落格式化
在Word中，段落指的是两个Enter键之间的文本，可以是简单的文本字符、图形、对象，甚至可以是按Enter键时产生的空行。利用段落格式化工具，可以调整行间距、缩进和对齐。此外，还能添加行号、边框和底纹等。段落格式化后，可以使文档更加具有条理性，结构更清晰。
在段落格式化时，并不需要对每一个新段落都重新进行格式化。当一个段落格式化后开始新段落时，新段落的格式完全和前一个段落一样。除非用户需要更新进行格式化，否则该格式会一直保持到文档结束。
如果在文档界面上没有出现段落标记，可选择“视图”→“显示段落标记”菜单项；或者选择“工具”→“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中，选择“视图”选项卡，选项“格式标记”选中区域的“段落标记”复选框，如图3-23所示。
用户可以通过以下方法对段落格式进行控制。
（1）使用“格式”工具栏。
使用图3-22所示的“格式”工具栏，可以调整段落的对齐方式和缩进量。
（2）使用标尺调整段落缩进。
用户可以使用水平标尺上的4个标记来调整段落缩进，如图3-24所示。首先指定将要进行缩进的段落，方法是将鼠标指针移动到该段落上单击一下，然后直接用鼠标拖动标尺上的首行缩进标记，改变指定段落首行的缩进量。
图3-24 使用标尺调整段落缩进
如果要改变选定段落的左/右缩进量，用鼠标拖动标尺上的段落左/右缩进标记到指定的位置上即可。
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图3-25 “缩进和间距”选项卡
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如果用户的Word界面上没有显示标尺，可选择“视图”→“标尺”菜单项。
（3）使用“段落”对话框
选择“格式”→“段落”菜单项，弹出如图3-25所示的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡。其各项功能如下所述。
①对齐方式：指文本中段落的文字或其他内容相对于左右页边距的对齐方法。Word提供了5种对齐方式。
· 左对齐：把选定的文字与左页边距对齐。
· 右对齐：把选定的文字与右页边距对齐。
· 居中：把选定的文字放在左、右页边距标记的中间。
· 两端对齐：自动调整字间距，使文字恰好从左页边距至右页边距均匀地填满整行。
· 分散对齐：以字符为单位，均匀地分布在一行上，对中、英文都有效。
②大纲级别：为选中段落选择大纲级别，如“正文”、“1级”、“2级”等。当用户以大纲视图方式编辑文档时，此项设置将被应用。
③缩进：是指文字相对于左、右页边距的位置。可以通过调整段落的缩进量来对齐文本，使之与其他文字分开，以改善视觉效果。
· 左：输入或选择一个数值调节段落从左边距开始的缩进量。
· 右：输入或选择一个数值调节段落从右边距开始的缩进量。
· 特殊格式：此选项需要与“度量值”项一起使用。选择“首行缩进”可缩进所选段落的第一行；选择“悬挂缩进”可缩进所选段落除第一行以外的其他行；选择“无”，则所选段落不会缩进。
· 度量值：需与“特殊格式”选项一起使用。单击其右侧的微调按钮调节缩进。如果在“特殊格式”项中选择“无”，则“度量值”不起作用。
④间距：指段落中的邻近行之间的距离以及段与段之间的距离。有时在特定的段落会包含一些图形、表格、签名等，为了给这些特殊符号留出足够的空间，需要调整段落中的行间距和段与段之间的距离。
· 段前：设置所选段落与前一段的间距。单击微调按钮调节间距量，也可以直接在此框中输入数值。
· 段后：设置所选段落与后一段的间距。
· 行距：指所选段落中上一行底部到下一行底部之间的距离。Word以厘米为单位设置行距。若要修改度量单位，可选择“工具”→“选项”菜单项，在“常规”选项卡中设置“度量单位”的值。Word提供了5种行距设置。
· 单倍行距：把每行间距设置成能容纳行内最大字体的高度。
· 1.5倍行距：把每行间距设置成“单倍间距”的1.5倍。
· 2倍行距：把每行间距设置成“单倍间距”的2倍。
· 最小值：Word自动将行间距调节到容纳行内最大字体或图形的最小间距。
· 固定值：将行间距设置成固定值，其值由右侧的“设置值”项确定，用户可在“设置值”框中输入或选择一个数值，以调节行距。
3．格式刷的使用
经常有这样的情况，用户希望将某段文本的格式全部复制到文档中的其他地方（不是复制文本内容，仅仅是格式）。这时利用格式复制功能就十分方便，不用再对每段文本做同样的格式化工作。具体方法是：先选取格式化好的一段文本，但要注意该段文本应具有统一的格式，然后单击或双击“标准”工具栏上的“格式刷”按钮
，这时鼠标指针会变成一个小刷子，这个小刷子代表了一组字符格式的设置。当用这个小刷子刷过一段文本（即用鼠标选取一段文本）后，被刷过的文本立即采用选中的格式。单击与双击“格式刷”的区别是：单击表示只使用一次“格式刷”；双击则可以连续使用“格式刷”，将某一指定格式复制到多个地方，直到再次单击“格式刷”按钮使之复原为止。
4．项目符号和编号
Word可以快速地给列表添加项目符号和编号，使文档更有层次感，还可在输入时自动产生带项目符号和编号的列表；项目符号除了使用“符号”外，还可以使用“图片”。
（1）创建项目符号和编号。
若在段落的开始输入起始编号，在按Enter键时，Word会自动将该段转换为列表，同时将下一个编号加入到下一段的开始处。
若要设置或取消自动创建项目符号和编号功能，可以选择“工具”→“自动更正”菜单项，弹出的“自动更正”对话框，如图3-26所示。选择“键入时自动套用格式”选项卡，对复选框“自动项目符号列表”、“自动编号列表”进行相应的设置，最后单击“确定”按钮即可。
图3-26 “自动更正”对话框
（2）添加项目编号。
对已有的文本，可以通过“编号”按钮自动转换成编号列表。选定要设置编号的段落；单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，就会在这些段落前加数字编号。若要改变编号的形式，可选择“格式”→“项目符号和编号”菜单项，会弹出“项目符号和编号”对话框，如图3-27所示。选择“编号”选项卡，再选择所喜欢的编号。如果对屏幕上显示的编号不满意，可以单击“自定义”按钮，根据显示的对话框进行选择。
（3）添加项目符号。
项目符号与编号的不同之处是，编号为一组连续的数字或字母，而项目符号都使用相同的符号。在Word 2000中，可以用图片代替符号，只要在图3-28中单击“图片”按钮即可。
图3-27 “编号”选项卡 图3-28 “项目符号”选项卡
5．页面设计
页面格式的设置直接影响到文档的打印效果，为了能够打印出合乎要求的文档，在打印之前需要以页为单位，对文档做进一步整体性的格式调整，包括纸张（页）大小的设置、页的方向设置、页边距设置，以及如何在页中添加页眉和页脚、如何将文档设计成多栏版式等。
（1）页面设置。
页面格式化，就是设置打印文档时使用的纸张、方向和来源。当需要对纸张的大小和页面的方向进行设置时，可以选择“文件”→“页面设置”菜单项，弹出“页面设置“对话框，如图3-29所示。
如果在“纸型”下拉列表框中的“高度”和“宽度”框中选定或输入纸张的宽度和高度值，否则这两个框内显示的是当前选择的某一规格纸的尺寸。随着页面设置的改变，Word自动进行重新排版，并在右边的预览框中随时显示文档的外观。当外观合乎要求时，单击“确定”按钮完成设置。
页边距的设置是决定在文本的边缘应留出多少空白区域，而且还可以为打印文档提供装订区域，可以利用“页边距”选项卡对页边距进行调整，如图3-30所示。
图3-29 设置纸张尺寸 图3-30 设置页边距
（2）页眉和页脚。
页眉指的是打印或显示在页顶部空白处的文本或图形，页脚指的是打印或显示在页底部空白处的文本和图形。 例如，公司标志可以显示在顶端的页眉中，而日期则可以显示在底端的页脚中。要添加或修改页眉页脚，可以选择“视图”→“页眉和页脚”菜单项。此时屏幕上出现“页眉和页脚”工具栏和被虚线围成的编辑区，如图3-31所示。单击“切换页眉和页脚”按钮
，即可在页眉编辑区和页脚编辑区进行切换。
图3-31 切换页眉和页脚
当把插入点置于页眉或页脚编辑区后，可直接输入页眉或页脚的内容，当页眉或页脚内容中需要出现页码、日期、时间时，直接单击“页眉和页脚”工具栏中的“页码域“按钮
、“日期域”按钮
、“时间域”按钮
，便可获得相应的信息。
（3）文档分栏。
Word为文档的编辑提供了一种称为栏的格式。所谓“栏”最明显的例子便是报纸版面的安排。通过将整个或部分文档设置成报版样式的多栏格式，可以改变文档的外观。Word提供的分栏功能，可以把一页中的全部或部分文档设置成多栏的形式，即正文在一栏中排满后，从此栏的底端转向下一栏的顶端。不同栏的宽度可以相同也可以不相同。
选择“格式”→“分栏”菜单项，弹出“分栏”对话框，如图3-32所示。在此对话框中明确指定要使用的栏数、栏宽、栏与栏的间距以及是否在两栏之间加线等。
图3-32 “分栏”对话框
3.2.4 表格制作
表格的最大优点是结构严谨，效果直观。一张简单的表格往往可以代替大量的文字叙述，而且具有更直观的表达意图。鉴于表格的这种优点，它被广泛地应用在科技、经济等文档中，Word提供了处理各种表格的功能。
表格是由一个个小方框纵横排列而成的，这些小方框通常被称为“单元格”，单元格中可以输入文字、数字乃至图形。
1．插入表格
若要插入表格，可将光标定位到欲插入表格处，按如下步骤进行：
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图3-33 “插入表格”对话框 |
（2）分别在“列数”和“行数”中输入表格的列数和行数。
（3）如要指定表格的列宽，则选中“固定列宽”单选按钮，并在其右侧框中输入或选择所需的列宽值；如要使表格自动调整其列宽，则选中“根据内容调整表格”单选按钮。
（4）单击“确定”按钮，在文档中创建一个指定行数和列数的空白表格。
插入表格也可使用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮
。当用鼠标单击此按钮时，在按钮下将出现一个网格。在网格上拖动鼠标，选择预建表格所需的行数和列数，被选定的行、列呈深蓝色，然后释放鼠标左键，即可在光标所在处创建一个与选定行、列数相同的表格。
2．在表格中插入单元格、行、列
将光标定位在想要插入单元格、行或列所在的单元格上，按下述操作即可插入相应的单元格、行或列。
（1）插入单元格。
选择“表格”→“插入”→“单元格”菜单项，弹出“插入单元格”对话框（如图3-34所示），选择一种插入方式。例如选中“左侧单元格右移”单选按钮，即在当前活动单元格的位置插入一个单元格，而原单元格向右移动一列。
（2）插入行
选择“表格”→“插入”菜单项，选择“行（在上方）”或“行（在下方）”命令，即在当前活动单元格的位置按照上一行/下一行的行高插入一行，原来所在的行向下/向上移动一行。
（3）插入列。
插入列的操作与插入行的操作相似。
3．删除单元格、行、列
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图3-34 插入单元格/行/列
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（1）删除单元格。
选择“表格”→“删除”→“单元格”菜单项，弹出“删除单元格”对话框。选择一种删除方式，例如选中“右侧单元格左移”单选按钮，即可删除当前所选定的单元格，原单元格右侧的单元格向左移动一列。
（2）删除行。
选择“表格”→“删除”→“行”菜单项即可删除当前所选定的单元格所在的行。
（3）删除列。
选择“表格”→“删除”→“列”菜单项即可删除当前所选定的单元格所在的列。
4．合并/拆分单元格
在对表格进行编辑时，合并/拆分单元格是经常要进行的操作。使用合并单元格/拆分功能能够让用户更方便地安排表格的布局。
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图3-35“行”选项卡
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（2）选择要拆分的单元格，单击“表格”→“拆分单元格”菜单项或者右击，在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，即可完成对选定单元格拆分的操作。
5．调整表格内的行高、列宽
选择要调整行高或列宽的单元格，选择“表格”→“表格属性”菜单项或右击，弹出“表格属性”对话框（如图3-35所示），然后根据需要选择选项卡，调整单元格的行高、列宽或单元格的宽度等。
Word还提供了一种调整行高和列宽的快捷方式。将鼠标指针置于待调整行（或列）的左端（或上部）的边框线上，待鼠标指针变成双向的箭头时拖动鼠标，即可调整单元格的行高/列宽。
6．设置单元格内文字的对齐方式
单元格内的文字有水平对齐和垂直对齐两种方式。进行单元格内文字的对齐方式的设置之前，先要选择相应的文字。
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图3-36 “单元格”选项卡
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如果要设置单元格内的文字的垂直对齐方式，可以选择“表格”→“表格属性”菜单项，选择“表格属性”对话框的“单元格”选项卡，如图3-36所示，在“垂直对齐方式”选项区域单击三个图标按钮进行设置。
如果要同时设置单元格内的文字的水平对齐方式和垂直对齐方式，可以先选中要设置的单元格，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”菜单项，弹出9种对齐方式的图标按钮，分别是：“靠上两端对齐”、“靠上居中”、“靠上右对齐”、“中部两端对齐”、“中部居中”、“中部右对齐”、“靠下两端对齐”、“靠下居中”、“靠下右对齐”。用鼠标单击相应图标按钮进行设置。
7．设置表格在文档中的对齐方式
当表格宽度小于页面宽度时，默认情况下为左对齐方式。如果要改变表格在页面的位置，可以按如下步骤进行：
（1）将光标放置于表格中。
（2）选择“表格”→“表格属性”菜单项，弹出“表格属性”对话框。
（3）选择“表格”选项卡。
在“对齐方式”选项区域：
· 如要将表格与页面的左页边距对齐，则选择“左对齐”。此时“左端缩进”框被激活，在该框中输入或选择表格从左页边距缩进的间距量。
· 如要将表格放置于页面中央，则选择“居中”。
· 如要将表格与页面的右页边距对齐，则选择“右对齐”。
（4）单击“确定”按钮。
8．设置表格的边框和底纹
默认情况下，在Word中建立的表格都具有0.5磅的黑色单实线边框。用户如果需要可以任意修改表格的边框，还可以为单元格加上不同的底纹。
（1）设置边框。
先选定要设置边框的单元格或表格，然后选择“格式”→“边框和底纹”菜单项，打开“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡，如图3-37所示。选择所需的线型、颜色和线的宽度及要设置的表格边框类型；如果只想使某些边具有边框，或在表格中添加斜线，可在“预览”区域通过单击示例图形中的各条边，或者使用按钮来添加边框；在“应用范围”下拉列表框中选择表格或单元格，最后单击“确定”按钮。
图3-37 “边框”选项卡
（2）设置底纹。
先选定要设置边框的单元格或表格，然后选择“格式”→“边框和底纹”菜单项，打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，在此选项卡中进行相应的设置后单击“确定”按钮。