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3.3 电子表格处理软件Excel 2000

 

3.3  电子表格处理软件Excel 2000

中文Excel 2000电子表格处理软件是一种应用软件,它除了提供基本的表格制作功能外,主要提供针对表格数据的各种高级处理功能,比如计算、统计分析、数据筛选、数据透视及各种数据统计图绘制等功能。同时,电子表格处理软件还具有数据库处理功能。因此,电子表格被广泛应用于统计分析、财务分析、股票分析、经济、行政等各个领域。

本节首先介绍中文Excel 2000的基本术语,然后由简入繁分别介绍Excel 2000中的基本操作、图表绘制、数据管理等基本技能和相关概念。为叙述方便,以下将中文Excel 2000简称为Excel

3.3.1  基本术语

Excel中使用的几个最重要的基本术语如下。

1.工作簿(Book

Microsoft Excel 中,工作簿是处理和存储数据的文件。由于每个工作簿可以包含多张工作表,因此可在一个文件中管理多种类型的相关信息。工作簿文件的扩展名是.xlsExcel在打开、关闭、保存文件时,使用的便是工作簿文件。

2.工作表(Sheet

工作表是由若干行和若干列构成的表格,行号和列标分别用数字和字母区别。一个Excel工作表由65536行、256列组成,每一行有一行号,行号从165536,每一列有一列标,列标从A开始,一直到IV为止。

在同一时间内只有一个工作表是当前活动工作表——对用户输入做出反应的工作表(当前工作簿窗口中显示的当前工作表)。可以通过鼠标单击工作表标签,进行活动工作表的切换。工作表是Excel提供给用户的主要工作环境,用户对数据的处理工作都是在此环境下完成的。

3.单元格

单元格是工作表的基本元素和最小的独立单位,可在其中存入文字、数字、日期、时间、逻辑值等不同类型的数据,也可在其中存入应用所要求的计算公式。在同一时间内只有一个单元格是活动的,称为当前活动单元格。Excel只允许在当前活动工作表的当前活动单元格中输入或修改数据。

4.单元格地址

单元格地址是单元格在工作表中的位置,用列号和行号的组合来标识,例如第1行与第A列交叉处的单元格的地址可用A1标识。在对工作表进行处理的过程中,单元格的引用是通过单元格地址进行的,因而单元格地址是Excel系统运行的基本要素。

从引用单元格的方式看,可以分为以下几种情况:

1)绝对引用。

绝对引用用行号和列号加货币号$标识,公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变。

引用格式:$列坐标$行坐标。

例:$B$6, $A$4, $C$5:$F$8

2)相对引用

相对引用用行号和列号标识,公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。

引用格式:列坐标行坐标。

例:B6, A4, C5:F8

3)混合引用。

混合引用具有绝对列和相对行(如$A1),或是绝对行和相对列(如A$1)。如果公式所在单元格的位置改变,则相对引用部分改变,绝对引用部分不变。如果多行或多列地复制公式,则相对引用部分自动调整,绝对引用部分不做调整。

5.区域

在利用Excel工作表处理数据的过程中,常常可能涉及不止一个单元格,为此,Excel引出了区域的概念,所谓“区域”就是由工作表中若干单元格组合形成的一组单元格,可以是连续的,也可以是不连续的。在引用区域时,既可以用区域地址,也可以用区域名。对定义的区域可以进行多种操作,如移动、复制、删除、计算等。

对连续的区域可以用其左上角单元格和右下角单元格的位置引用该区域,中间用冒号()隔开,如A1B6。当区域中只含有一个单元格时,区域就蜕变成单元格,因而单元格地址是区域地址的特例。在用区域地址引用区域时,可以根据具体需要使用相对地址、绝对地址或混合地址。

区域名是用户为某特定区域定义的名字。Excel允许为区域命名以便通过区域名引用区域。区域名必须先定义后使用,即只有在定义了区域名以后,才能在引用该区域时使用它。

6.样式

样式是单元格的格式组合,可以包括数字、字体、对齐、边框线、图案以及保护等6种格式类型。当用户定义了单元格的格式以后,可以将其作为样式保存,然后将该样式应用到其他的单元格或区域。样式保存以后,如有必要,还可以对其进行修改、补充。当对一个样式进行修改以后,所有应用此样式的单元格的格式都将自动改变。

7.图表

图表是工作表数据的图形描述。Excel提供了多种图表类型,例如柱形图、折线图、饼图等,利用它们可以非常直观、醒目地描述工作表中数据之间的关系和趋势。用户根据需要可以在同一工作表上创建一个或多个图表。当工作表中的数据发生变化时,基于工作表的图表也会自动改变。图表可以和工作表中的数据一起保存、打印。

8.数据清单

Excel的工作表中具有相同格式的若干行数据可作为数据清单,其中的一行作为一条记录,一列作为一个字段。数据管理是Excel的基本功能之一,主要用于解决如何组织、管理工作表中的数据,例如排序、过滤、汇总等。在使用Excel时,工作表中的数据无须经过特别说明,就可以作为数据清单使用,进行有关数据管理的操作。

3.3.2  基本操作

1Excel窗口界面

Excel不仅具有一般电子表格所包括的处理数据、绘制图表和图形功能,还具有智能化计算和数据管理能力。它提供了窗口、菜单、工具按钮以及操作提示等多种友好的界面特性,使用十分方便。启动Excel 2000中文版后,窗口界面如图3-38所示。

每次启动Excel之后,它都会自动地创建一个新的空白工作簿,如Book1工作簿。工作簿是Excel的普通文档或文件类型,一个工作簿可由多个工作表组成(隐含为三个),每一个工作表的名称在工作簿的底部以标签形式出现,例如,图3-38中的Bookl工作簿由三个工作表组成,它们分别是SheetlSheet2Sheet3

3-38  Excel窗口

1)编辑栏。

编辑栏默认位置在格式栏的下方,左端是名称框,显示当前活动的单元格地址,名称框右端会出现两个按钮,用于取消或编辑的内容,最右端长条显示该单元格输入或编辑的内容。

当选择单元格或区域时,相应的地址或区域名称即显示在编辑栏左端的名称框中,名称框主要用于命名和快速定位单元格和区域。在单元格中编辑数据时,其内容同时出现在编辑栏右端的编辑框中。编辑框还可用于编辑当前单元格的常数或公式。由于单元格默认宽度通常显示不下较长的数据,因此在编辑框中编辑数据比较方便。

2)名称框。

在编辑栏中左边的区域称为名称框,用来显示当前活动单元格的位置,例如,C3单元格。还可以利用名称框对单元格或区域进行命名,以使操作更加简单明了。

3)工作表标签。

工作表标签位于工作簿文档窗口的左下底部,初始为SheetlSheet2Sheet3,代表工作表的名称,用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表中。

4)活动单元格。

活动单元格是在工作表中当前操作的单元格,活动单元格由黑色粗边框包围。当打开一空白工作表时,活动单元格总是A1单元格。可以用鼠标或键盘将其他单元格设置为活动单元格。同一时刻有且仅有一个活动单元格。

2.单元格的基本操作

在建立和编辑工作表的过程中,经常要对一组单元格进行操作,例如,可以对某一区域范围内的所有单元格执行删除、复制、移动、定义相同的格式等操作。在Excel中,当某一单元格区域被选定后,该区域除活动单元格外都呈反白显示,并被黑色粗边框包围。若选定了区域,活动单元格总是位于选定的区域中。

1)选取单元格区域。

取单元格区域的方法有多种,可以选定一片连续的单元格区域,也可以选定工作表中的整行或整列单元格区域,或者选定非相邻的单元格区域,甚至是可变范围的单元格区域。

·    选定连续的单元格区域

将鼠标指针移动到欲选定区域的任意一个角的单元格上,按下鼠标左键并拖动鼠标到欲选定区域的对角单元格,松开鼠标左键即可。此时,被选定的区域会以反白显示,而当前的活动单元格仍为白色背景。

当选取的区域超出屏幕显示范围时,可以先用鼠标单击欲选区域的第一个单元格,然后使用滚动条移动工作表,找到该区域的对角单元格,按下Shift键的同时用鼠标单击该单元格即可。若要选定工作表中的所有单元格,可以用鼠标指针单击工作表左上角行号和列号交叉位置上的“全部选定”按钮,要选定某一整行或整列,只要用鼠标单击行号或列号即可

·    选取非相邻的单元格区域

选取若干个不连续的单元格或单元格区域的方法是:在选取了第一个单元格或单元格区域之后,按下Ctrl键不放,再选取其他的单元格或单元格区域。

·    选取可变范围的单元格区域

利用F8功能键,可以实现选取可变范围单元格区域。具体方法是:单击欲选取区域的任一角的单元格,按一下F8功能键,此时,窗口底部状态行中的键盘状态区会显示EXT,表示现在处于扩充选择模式,然后单击区域的对角单元格,再按一下F8功能键,键盘状态区的EXT消失,结束选取。

当按Shift+F8组合键时,状态行中的键盘状态区将显示ADD,表示现在处于增加选择区域模式,这相当于按下Ctrl键,此时可以连续选定单元格区域,而已选定的区域不会释放。再次按下F8功能键后,结束选取功能。

要释放选定的单元格区域,可以用鼠标单击任一单元格,则选定的区域变为正常显示。

2常量。

单元格可接受的两种基本类型的数据:常量和公式。

Excel 2000能够识别常量数据,包括文本型、数值型和日期时间型等,并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等三种输入方法。数据输入的一般过程为:选定要输入数据的单元格→从键盘上输入数据→按Enter键结束。

Excel中,当输入的数字被系统辩识为正确时,会采用靠右对齐方式。

注意:

1)负数前加负号“-”,或将数据括入括号中,如:-234,(234)。

2)分数应使用整数加分数的形式,以免把输入的数字当作日期。例如:
          1/2应写成01/2

3如果数字太长无法在单元格中显示,单元格将以###显示,此时需增加列宽。

4)数字前加¥或$则以货币形式显示,如:¥123$21

5)可以使用科学计数法表示数字,如123000可写成1.23E5

6)数字也可用百分比形式表示。如45%

7)若要将数字当文本输入,可先输入一个单引号。

Excel 2000内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时,Excel?2000将把它们识别为日期型数据。yy/mm/dddd-mm-yyh:mmAM/PM)(需要注意的是,中文版Excel 2000不将dd/mm/yy格式识别为日期数据)等都是Excel 2000常用的内置格式。

注意:

1)日期使用斜线或连字符“-”输入,格式比较自由,例如:9/5/951995-9-5

均可。

2时间用冒号“:”输入,一般以24小时格式表示时间,若要以12小时格式表

示时间,需在时间后加上AAM)或PPM)。AP与时间之间要空一格。

3)在同一单元格中可以同时输入时间和日期,不过彼此之间要空一格。

4)按Ctrl+;(分号)组合键输入当天日期。

5)按Ctrl+Shift+;(分号)组合键输入当天时间。

3)公式。

公式是电子表格最重要的核心部分,是对数据进行分析的等式。公式的语法如下:

=表达式

其中,表达式是操作数和运算符的集合。公式中的运算符有算术运算符、字符运算符、关系运算符和引用运算符等。

·    算术运算符

算术运算符有:负号(-)、百分数(%)、乘幂(^)、乘(*)和除(/)、加(+)和减(-)。

运算符优先级:高→低。

·    字符运算符

Excel的文本运算符只有一个,就是&&的作用是将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。

·    关系运算符

关系运算符有:等于(=)、小于(<)、大于(>)、小于等于(<=)、大于等于(>=)、不等于(< >)。

比较的结果是一个逻辑值:TRUEFALSETRUE表示条件成立,FALSE表示比较的条件不成立。

·    引用运算符

引用运算符的功能是产生一个引用,引用运算符有:冒号(:)、逗号(,)、空格和感叹号(!),使用引用运算符可以将单元格区域合并进行计算。

冒号(:)是区域运算符,以左右两个引用的单元格为对角的矩形区域内所有单元格进行引用。

逗号(,)是合并运算符,它将多个引用合并为一个引用。

空格是交叉运算符,取引用区域的公共部分(又称为交)。

感叹号(!)是三维引用运算符,可以引用另一张工作表中的数据,表示形式为:工作表名!单元格引用区域

4函数。

函数是一些预定义的公式。函数的语法为:

函数名(参数,参数,…)

最常用的函数有:

·    求和函数SUM

格式SUM(number1,number2)

功能:返回参数所对应的数值之和。

·    求平均值函数

格式AVERAGE(number1,number2…)

功能:返回参数所对应数值的算术平均数。

说明:该函数只对参数中的数值求平均数,如区域引用中包含了非数值的数据,则AVERAGE不把它包含在内。

·    求最大值函数MAX和求最小值函数MIN

格式MAX(number1,number2,…)MIN(number1,number2…)

功能:用于求参数表中对应数字的最大值或最小值。

·    取整函数INT

格式INT(number)

功能:返回一个小于number的最大整数。

·    四舍五入函数ROUND

格式ROUND(number,num_digits)

功能:返回数字number按指定位数Num_digits四舍五入后的数字。

·    根据条件计数函数COUNTIF

格式COUNTIF(range,criteria)

功能:统计给定区域内满足特定条件的单元格的数目。

·    条件函数IF

格式IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

功能:根据条件logical_test的真假值,返回不同的结果。若logical_test的值为真,则返回value_if_true,否则,返回value_if_false。用户可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

3.工作表的基本操作

工作表是Excel提供给用户的主要工作环境,用户对数据的处理工作都是在此环境下完成的。

1)选择活动工作表

工作簿常由多个工作表组成,想对单个或多个工作表操作则必须选取工作表。活动工作表的选取通过鼠标单击位于工作簿底部的工作表标签栏进行。如果在工作簿当前页面中显示不完过多的工作表标签,可使用标签滚动按钮对工作表标签进行翻页,直到找到需要的工作表标签为止。

2)插入或删除工作表

在编辑工作表时,经常需要在当前工作簿中插入一个新的工作表。执行菜单命令“插入”→“工作表”,即可在当前工作表的前面插入一个新的工作表(标签位于当前工作表标签的前面)。

删除一个工作表的操作,需要在选中工作表的基础上,执行菜单命令“编辑”→“删除工作表”。在删除工作表的时候一定要慎重,一旦工作表被删除后将无法恢复。

3)移动或复制工作表

Excel允许将某个工作表在同一个或多个工作簿中移动或复制。可以用两种方法来实现此功能。

·   

3-39 “移动或复制工作表” 对话框

用鼠标拖动

鼠标放到要移动的工作表标签上,按住左键将工作表拖到目标位置。若在拖动同时按住Ctrl键,则为复制。

·    菜单命令(可在不同工作簿之间移动)

选中需移动或复制的工作表,执行“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令,会弹出“移动或复制工作表”对话框(如图3-39所示)。从“下列选定工作表之前”列表框中选择插入位置,如果进行复制操作,还需选中此对话框下面的“建立副本”复选框。如为工作表移动,则无须选中“建立副本”复选框。

4)工作表的隐藏。

对于工作簿窗口中暂时不用的工作表,或者是包含有重要信息需要保护的工作表,Excel还可以允许将它们暂时隐藏起来,这样既可以减少屏幕上工作表的数量,还可以防止对隐藏工作。

要隐藏工作表,可以在选择需隐藏的工作表后,执行“格式”菜单中的“工作表”命令,在弹出的子菜单中选择“隐藏”命令即可。对于已隐藏的工作表,虽然不能在窗口中看见,但它仍然是打开的。要重新使用被隐藏的工作表,可执行“格式”菜单中的“工作表”命令,在弹出的子菜单中选择“取消隐藏”命令,在弹出的“取消隐藏”对话框的“重新显示隐藏的工作表”列表中选择要恢复显示的工作表标签名,单击“确定”按钮即可。

5)工作表的重命名、插入和删除。

Excel在创建一个新的工作簿时,工作表逐个以Sheet1Sheet16的标签名来命名。在实际工作中,为了对工作表进行有效方便的管理,常需要为工作表命名一个与其内容相关的名字。要为工作表重命名,只需用鼠标双击工作表标签,输入新名称,或选中工作表,右击标签,在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令,然后输入新名称即可。

若要插入一张工作表,应首先用鼠标在工作表标签中选定某一工作表为当前活动工作表,然后执行“插入”菜单中的“工作表”命令,新插入的工作表将插在当前工作表之前,并成为活动工作表。

要删除工作表,可以执行“编辑”菜单中的“删除工作表”命令,Excel会在一个对话框中提示“Microsoft Excel将永久性删除选定的工作表”,若单击“确定”按钮,则当前活动工作表被删除,同时后面的工作表变成当前活动工作表。

6)工作表的格式化。

·    调整列宽和行高如下

方法一:鼠标拖动列标右侧(或行号下方)边界处。

方法二:单击“格式”菜单下的“列”命令下的“列宽”(或“行”命令下的“行高”)菜单项,在“列宽”或“行高”对话框中进行精确设置。

方法三:要使列宽与单元格内容宽度相适合(或行高与内容高度相适合),可以双击列标右(或行号下)边界;或单击“格式”菜单下的“列”命令下的“最适合的列宽”(或“行”命令下的“最适合的行高”)菜单项。

·    设置数据格式

使用“单元格格式”对话框中的各项内容可以设置单元格的数据格式、对齐格式、字体格式、边框、图案等项目。

打开“单元格格式”对话框的方法是:单击“格式”菜单下的“单元格”菜单项;或用鼠标右键单击选中的区域,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。

4.工作簿窗口操作

工作簿是Excel管理的一个文件,当打开一个工作簿时,同时打开一个窗口。当工作簿窗口处于最大化时,它的标题栏合并到Excel应用程序窗口的标题栏内,并在其中显示工作簿名称。当工作簿窗口处于浮动状态时,工作簿名称显示在自己的标题栏中。Excel允许同时打开多个工作簿文件,同时Excel还允许为一个工作簿打开多个窗口。这样,我们不仅可以在多个窗口中显示同一个工作簿中的不同工作表,还可以在多个窗口中显示同一个工作表的不同部分。对于同一工作簿的不同窗口,在任何一个窗口中对工作表的修改将影响到该工作簿的全部窗口。

1)窗口缩放。

对工作簿窗口的常用操作是窗口缩放。当工作表较大时,通常使用隐藏编辑栏、状态栏、滚动条等方法来扩大工作表的显示尺寸,但是这给工作带来了不便,而且这种方法只能有限地增加行列。当工作表很大时,可以通过窗口缩放,调整工作表的显示比例来扩大窗口中的显示内容。执行“视图”菜单中的“显示比例”命令,在“显示比例”对话框中选取显示比例,或者直接单击“常用”工具栏右侧的“缩放控制”按钮,都可以达到调整显示比例的目的。缩放控制只对当前活动窗口起作用,对其他窗口没有影响。如果只选定工作表中的某一区域,并对其进行缩放控制,此时,Excel将以整个工作簿窗口为基础,以某一合适的缩放比例,将选定区域的内容显示在整个工作簿窗口中。

2)打开与保存文件

完成一个工作簿的数据输入、编辑后,下一步需要完成的工作就是把它保存起来。实际上一个经常使用计算机的用户,每当工作有了一些进展时,就会对文档进行保存,以免造成不必要的损失。通常每个用户都不会认可Excel为工作簿自动设置的名字(如Booki),因此在初次保存一个工作簿文件时,Excel会提示用户为工作簿命名。

除了编辑结束,在编辑过程中为防意外事故,也需经常保存工作簿。单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或执行菜单命令“文件”→“保存”即可。

如果想将当前文件保存到另一个文件中,则执行菜单命令“文件”→“另存为”。“另存为”对话框中“保存类型”框还可用于不同文件格式间的转换。

有多种方法可以打开一个已存在的Excel工作簿,常用的方法是执行菜单命令“文件”→“打开”或“常用”工具栏中的“打开”按钮,弹出“打开”对话框。它与“另存为”对话框非常相似,从中选择或直接输入打开文件的路径和文件名等,单击“确定”按钮,即可打开所需文件。

3.3.3  图表的使用

我们生活的这个世界是丰富多彩的,几乎90%以上的知识来自于视觉。就视觉而言,文字及表格数据固然能够反映问题,然而,人们也许无法记住一连串的数字,以及由数字反映的相互间的关系和趋势,但是却可以很轻松地记住一幅图画或者一条曲线。因而一张设计良好的图表,可能比精确的文字和表格数据更具吸引力和说服力。图表简化了数据间的复杂关系,描绘了数据的变化趋势,能够使人们更清楚地了解数据所代表的意义。

用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一。Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表。数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示,使得数据更加直观、易懂。当工作表中的数据源发生变化时,图表中对应项的数据也自动更新。

1.建立图表

图表有两种类型,一种是嵌入式的图表,它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中,打印的时候也同时打印;另一种是独立图表,它是一张独立的图表工作表,打印时将与数据表分开。正确地选定数据区域是能否创建图表的关键。选定的数据区域可以连续,也可以不连续。

创建图表前,首先必须先在工作表中为图表输入数据,然后选择用于做图表的数据源,再执行“插入”→“图表”命令,或直接单击工具栏上的“ 图表向导” 按钮,打开“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框。用户可以在该向导的引导下,一步步地完成创建图表的过程。

“图表向导”分4步进行:

1)步骤之1—图表类型,其作用是选择图表的类型。如饼图、柱形图等每一种图表类型还有若干子图表类型可供选择。

2)步骤之2—图表源数据,用于确定作图依据的数据区域。在进入“图表向导”之前可先选定数据,也可以在此重新选择作图区域。

3)步骤之3—图表选项,是对前一步选定的图表类型作进一步的格式设定,如设定标题,图例以及是否带有网格线等。该对话框右部可以观察图表的预览效果,并可一边设置参数,一边观察图表的变化。

4)步骤之4—图表位置,有两种形式进行选择,即“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”,分别对应两种不同类型图表的建立。

在上述每个对话框中,可以单击“下一步”按钮进入下一个对话框,也可以单击“上一步”按钮而返回到前一个对话框,直到对选择结果满意为止,最后单击“完成”按钮关闭“图表向导”,这时图表就已经生成在所选区域内了。

2.编辑图表

用户在创建了图表以后,还可以对图表进行编辑修改。要修改图表,首先要将图表选中。根据生成图表的位置不同,选中图表的方式也不同。对于独立图表,可以用鼠标单击工作表标签进行选中;而对于工作表中的嵌入式图表,需要用鼠标单击该图表来选中,这时屏幕上出现“图表”菜单和“图表”工具栏,表明图表已处于选中状态。

1)选择图表类型。

在“图表”工具栏上有一组用于图表处理的工具按钮,用鼠标单击其中第三个按钮(“图表类型”按钮)右侧的下拉按钮,打开图表类型列表,其中有18种可供选择的图表类型。用鼠标单击选择一个图表类型,图表的外观就会自动发生改变。

用户可以根据需要选择不同的图表类型,但图表中所表示的数值并没有变化。这表明图表仍然与它所表示的数据相联系。同一组数据能用许多种不同的图表类型进行表达,因此在选择图表类型时可以选择最适合于表达数据内容的图表类型。例如,如果要表示各部分数据的对比情况,可以选择直方图;如果要表示数值的发展趋势情况,可以选择线图;要表示比例关系就可以选择饼图。

2)修改标题。

改变图表标题的步骤如下:

选择图表,在“图表”菜单或快捷菜单中选择“图表选项”命令,会弹出“图表选项”对话框。

单击“标题”标签,从中输入各标题,单击“确定”按钮。

3)向图表中添加数据。

向图表添加数据的操作步骤如下:

选择添加的数据区域,单击“复制”按钮。

选中图表,单击“粘贴”按钮。 

或者选择图表,单击“图表”菜单下的“添加数据”命令,在弹出的“添加数据” 对话框中进行相应操作

4)从图表中删除数据。

如果要同时删除工作表和图表中的数据,仅需要删除工作表中数据,图表中的数据将自动更新。使用下列步骤可以仅删除图表中的数据系列,而工作表中的数据完好无损。

激活图表,单击欲删除数据系列的一个数据点,即选中要删除的数据系列,此时该数据系列的各数据点上都出现小方块,直接按Delete键即可从图表中删除此数据系列。

3.修饰图表

当生成一个图表后,图表上的信息都是按照默认的外观显示的。为了获得更理想的显示效果,就需要对图表中的各个对象重新进行格式化,以改变它们的外观。

对图表进行格式化,首先要选中需要进行格式化的对象,如“图例”、“数据系列”、“坐标轴”、“刻度线”,乃至整个“图表区”等,然后选择“格式”菜单中的第一项命令,便可弹出相应的格式对话框。

另一个更简单的方法是直接用鼠标指向需要格式化的对象,然后双击鼠标左键,同样能够弹出相应的对话框。虽然可以通过双击鼠标弹出相应的格式对话框,但是需要注意所指的对象不能有偏差,否则弹出的格式对话框并不是你所需要的。可以通过查看对话框标题来确定是不是相应的对话框。如果不是,可以单击“取消”按钮,关闭对话框,然后重新进行选择。

由于不同对象格式化的内容不同,所以对话框的组成也不相同。有些对话框中可能有多个选项卡,单击某标签便可选择该选项卡。通过改变各表中的设定值,便可改变图表的外观。下面介绍其中的几项修饰工作。

1)修饰字体。

如果希望改变整个图表区域内的文字外观,可以用鼠标指向图表区域的空白处,然后双击鼠标左键,就可以看到“图表区格式”对话框。单击其中的“字体”标签,在“字体”选项卡下可以重新设定整个图表区域的字体、大小、颜色等方面的信息,最后单击“确定”按钮即可。

如果希望改变某对象的字体,可以用鼠标指向该对象(例如图例),然后双击鼠标左键,然后在对话框中改变有关设置即可。

2)填充与图案。

如果要为某区域加边框,或者改变该区域的颜色,就需要在相应的格式对话框中选择“图案”选项卡进行设置。在“图案”选项卡中,“边框”区域用于选择边框线的样式、颜色和粗细,也可以为该区域设定一个特殊的加阴影的效果。右边的“内部”区域实现在中间的调色板中选定一个填充颜色。完成设定之后,单击“确定”按钮关闭该对话框。

3)对齐方式。

对于包含文字内容的对象,其格式对话框中(如“坐标轴格式”对话框)一般会包括“字体”和“对齐”设置。在“对齐”选项卡下可以设置文字的对齐方式和方向,以实现坐标轴上标注文字的各种样式。

4)数字格式。

还可以对图表中的数字进行格式化。例如用鼠标指向Y轴上的数字,双击鼠标,这时会弹出“坐标轴格式”对话框,在其中单击“数字”标签,然后在左边的“分类”列表中选择希望的格式类别(如“货币”类),在右边的列表中选择所需要的格式(如小数位数等),最后单击“确定”按钮即可。

3.3.4  数据管理

Excel 具有简单的数据管理功能。在Excel中,不必经过专门的操作来将数据清单转换为数据库。只要执行了Excel中的数据库操作指令,例如查找、排序或分类汇总,Excel会自动将数据清单视作数据库。

1.数据清单

为了对工作表中的数据进行查询、排序和筛选,Excel可以把工作表中的一个连续的数据区域当作数据库来处理,这一数据区域称为数据清单。在工作表上创建数据清单的准则如下:

1)数据清单的第一行应有列标题,此标题相当于数据库中的字段名,而每一列相当于字段。

2)每一行相当于数据库中的一个记录。

3)同一列的所有单元格的数据格式应一致。

4)数据清单中不要有空行或空列。

5)为了方便数据的处理,最好每张工作表只放一个数据清单。

2.记录单的使用

可以使用记录单对数据清单中的数据进行查询、编辑、删除、增加和筛选。

1)记录单的进入:单击菜单命令“数据”→“记录单”,弹出相应的对话框。

2)查看记录:记录单对话框中显示的是第一条记录的内容,单击“上一条”或“下一条”按钮可查看其他记录。

3)删除记录:单击“删除”按钮。

4)添加记录:单击“新建”按钮,然后逐个字段输入内容

5)编辑记录:直接在相应的字段文本框中修改。

6)查询记录:单击“条件”按钮,然后逐个输入关键字段的条件,然后单击“下一条”按钮,则对话框中显示满足条件的一个记录,单击“下一条”或“上一条”按钮,可找到满足条件的所有记录。

3.数据排序

将光标定位在数据清单中的任一单元格,选择菜单“数据”→“排序”,在弹出的“排序”对话框进行操作。对数据清单中的数据进行排序时,首先要确定关键字段,最多可以有三个关键字。首先根据主要关键字排序,当主要关键字的数值相等时再根据次要关键字来排序,次要关键字的数值相等则根据第三关键字,其次要确定按升序(从小到大)还是降序(从小到大)排序。对字母或汉字,按代码大小排序。

4.数据筛选

数据筛选是从数据清单中快速选出满足条件的数据,而将所有不满足条件的数据行都隐藏起来。

1)自动筛选。

自动筛选用于简单的条件。

进行自动筛选:选定工作表数据清单内的任一单元格,选择菜单命令“数据”→“筛选”→“自动筛选”,在每一列标题(字段名)边会出现一个下拉按钮,然后根据具体情况进行相应操作。

恢复全部显示:选择菜单命令“数据”→“筛选”→“全部显示”,可恢复全部显示。但此时仍处于自动筛选的状态。

取消自动筛选:选择菜单命令“数据”→“筛选”→“自动筛选”,去掉其左侧的“√”标记,可恢复原始数据的显示。

2)高级筛选。

3-40 “高级筛选”对话框

 

高级筛选用于复杂的条件。

要进行高级筛选,必须先在工作表中输入筛选条件,然后选择菜单命令“数据”→“筛选”→“高级筛选”,在弹出的“高级筛选”对话框(如图3-40所示)中设置筛选方式、数据区域、条件区域等。

5.分类汇总

 

3-40 “高级筛选”对话框

分类汇总是将数据清单中关键字相同的一些记录合并为一组,对于每组记录进行相关的汇总计算。汇总计算是对于数值数据按列进行的,共有求和、计数(非空单元格个数)、平均值、最大值、最小值、乘积(连乘)、计数值(数值单元格个数)、标准偏差(标准差)、总体标准偏差(总体标准差)、方差、总体方差等11项统计功能。

为了能够正确进行分类,首先必须对数据按照关键字字段进行排序。要在已经排序的数据清单上进行分类汇总,只需直接选择菜单命令“数据”→“分类汇总”。在“分类汇总”对话框(如图3-41所示)中,“分类字段”项用来设置决定汇总分组的关键字字段,它必须是已经经过排序的;“汇总方式”项用来决定汇总的计算方式,可以在11种统计方式中进行挑选;“选定汇总项”是用来选择哪些数值字段需要进行汇总。然后在“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”三个复选框中进行选择,再单击“确定”按钮,即可完成所需的分类汇总。

  图3-41 “分类汇总”对话框