第6讲 数据处理系统

 

第六讲 数据处理系统

 

数据处理

数据处理是指对数据进行加工，或者对数据进行各种符号间的转换，增加数据的可用性。数据处理系统实际上就是输入一定的数据，然后通过数据处理的软件进行转换，再输出给管理者。

 

数据处理系统的任务

（1）数据的采集。从原始数据发生的地方，或者从其他的管理系统中得到数据。

（2）数据的加工。数据只有在被加工成信息后，企业才能真正加以利用。数据加工的操作包括分类、排序、运算、汇总这样一些加工过程。

（3）数据的存储。把一些有用的数据存储起来，等到以后加工再用。

（4）输出文件。这是很简单的数据处理系统的任务，就是电子数据处理，其中很典型的有工资、统计报表一类数据汇总和统计报表的输出。

 

数据处理系统的特点

数据处理系统的特点如下：

（1）数据处理是一个组织的基本任务。任何组织都有相当多的数据处理任务，而且很多信息系统也是建立在这个数据处理的基本任务的基础上的。

（2）处理过程的标准化。规范化和标准化是数据处理的基本要求，比如现在的工资处理，有一个标准化的程序来对它进行标准化处理。还有像财务报表，打印输出都是标准化的过程，所以数据处理系统都有标准化的特点。

（3）数据的细节化和准确性。数据处理描述企业每项活动的细节，并且要求数据的准确性，这涉及到组织的基础管理的管理水平，这些细节化的东西可以帮助组织有效地进行监督和控制。

（4）焦点集中在历史数据。历史数据都是已经发生过的，对于已经发生过的这些信息来进行处理，得出一定的结果，如统计信息中，财务报表和各种统计报表都是历史数据，这些历史数据对企业的决策也有一定的参考价值。

（５）提供思考问题所需要的必要信息。数据处理系统给很多企业的管理者提供了思考问题所需要的信息。

 

数据处理系统的应用

为了更好地理解数据处理系统，我们可以通过一个配送公司的例子来了解它的功能。

这个配送系统，从顶层的数据流程图来看，就是处理整个物流配送。

从供应商订购物资，然后把有些物资配送给相应的客户，有些物资是放在仓库里，整个仓库本身的系统也是系统之外的一个外部实体。这个配送系统的经营情况，要传送给管理者，管理者并不在这个配送系统的信息系统当中，所以这个系统的界限就是一个配送系统，进行信息管理时，客户、供应商、管理者和仓库都属于配送系统的外部实体。

 

配送系统的主要子系统

 

1．子系统的类型

（1）客户订单子系统

如果填写订单过程中发现客户的订单有问题，可以拒绝订单，退回给客户。如果是合格的订单，在输入计算机后根据客户的要求给客户发货。

发货要有相应的发票，同时给客户相应的账单，客户要对此付款。

图６－3　订单子系统

（2）库存补货子系统

客户填写订单，答应要给客户发货，发货是物流的过程，在系统当中不反映，只反映信息流。给客户供货以后，库存就要减少，到一定程度就要补货，补货时由供应商供货，供应商能不能供货会有一个口头承诺，企业根据供应商口头承诺可以补货，可以向供应商发订单；供应商运货时有运送单、发票和账单给企业库存补货系统。货来了以后有进货入库单，这个货就算到仓库了，这就是库存补货系统。

图６－4　库存补货子系统

（3）账目维护子系统

配送系统有了账务就有总账维护，如果销售出去了就应该有应收账款，应收账款在总账来去，还有库存数据，因为库存数据了解库存的整个资金的情况，所以库存数据也要给总账维护，这是填写订单跟总账维护的关系。

图６－５　账目维护子系统

 

2．客户订单子系统

客户订单子系统的每个子系统还可以分解为更小的子系统：

图６－６  填写定单

 

3．国家财务软件系统

这里介绍金蝶公司的财务标准版，它的功能包括：

（1）账务处理。账务处理就是完成记账凭证的录入、审核、查询、打印、汇总、结账等功能，完成总账、分类账、明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏账、日记账等所有账本的查询、打印功能，这是财务处理系统。

（2）管理往来账务。统一设置与企业有关的往来单位，对往来单位进行档案管理，对所有往来账进行统一核算，随时打印输出往来账单，对“账龄”进行分析。

（3）项目管理。允许用户对任何一个科目按部门、往来单位、个人和用户设置的任何对象进行辅助核算，打印数字核算项目账，核算功能明细账，还有银行对账的功能，工资管理的功能，固定资产管理功能，各种报表输出功能（包括对报表的查询，打印和试算平衡表，科目余额表，项目明细表，账龄分析表，余额的日报表，输出资产负债表，损益表，利润分配表），它还可以进行财务分析，提供结构分析、比较分析、趋势分析、反比趋势分析这样一些分析工具，对企业的财务状况、损益能力进行分析，生成资产负债率、流动比率、毛利率、流动资金周转率这些主要账务指标一览表。