3.3 培训需求的任务分析

 

3.3  培训需求的任务分析

引导案例3-3

宝钢的岗位培训

2005年上半年，宝山钢铁股份炼铁厂的49名作业长接受了宝钢集团教育培训中心（以下简称教培中心）的“4＋1”综合研修培训。培训结束后，财务人员对培训效果进行了核算，得出的结果是1元的培训投入带来了6.4元的经济效益。

宝钢的“4+1”综合研修,就是指在岗位培训中,将管理新概念?技术创新思维?相关专业知识拓宽和前沿技术应用四个教学单元与一项生产现场应用成果相结合。

据了解，“4＋1”综合研修从课程设置、教学方式到考试方法，都不同于以往的培训。它的课程包括系统工程学、现代信息检索、管理系统思考与创新、专利法、知识产权以及技术创新等12个方面。教学方式上采取理论讲座与案例分析、专家答疑相结合。考试则采取课堂与岗位考核相结合的方式进行。每次课程结束后，学员上交一篇小结；全部课程结束，上交一篇论文。结业论文要求学员结合专业和岗位的特点，运用专业技术知识，以计算、绘图、实验等基本技能解决实际生产问题。

1．培训像生产一样列入计划

宝钢的教培工作如同宝钢的生产经营一样，都采取了集中管理和实施的办法，形成了“统一领导、集中管理、分工协作、精简高效”的管理体制。宝钢专门设立了教育委员会，负责统筹规划、统一管理。集团人事部负责制定宝钢的中长期人才培养规划和年度教育培训计划；教培中心负责实施具体的教育培训项目；各子公司负责学员的选送和使用工作。

教培中心副主任、党委书记樊纯诗称，宝钢已经形成了一套行之有效的办学机制：

（1）将教育培训规划同生产、经营、科研一起列入公司的中长期发展规划和年度计划，并规定企业各级领导亲自抓，将员工接受培训的情况列为各级领导任期内的业绩考核内容，接受职工代表大会的监督。

（2）以文件的形式规定宝钢的职工享有根据工作需要参加教育培训的权利和接受培训的义务。

（3）实施教师年度业绩考核制、骨干教师津贴制、教育培训“用户”满意单位考核制等企业教育培训动态激励机制。

（4）建立了激励员工岗位成才的制度，包括培训—考核—使用—待遇一体化、选人—育人—用人相结合的职业资格和岗位资格制度，将员工获得的学历证书、技术等级证书、岗位资格证书的情况列为职工上岗、任职、聘用和晋升的依据。

（5）设立了总额为500万元的“宝钢企业教育奖励基金”，用于每年奖励宝钢的优秀教师、教培工作者、学生、自学成才者、教材、教学成果和教育培训先进单位。

（6）以文件的形式规定宝钢每年按职工年工资总额的1.5%提取年度教育培训经费。

2．岗位培训提高绩效

宝钢认识到，要创世界一流的技术经济指标，永久保持先进，就要靠一流的人才，一流的培训来保障。

宝钢通过岗位培训，提高和扩大职工的操作技能，达到实现减员、提高劳动生产率的目的。宝钢在1989~1994年间对4 374名中级工进行了为期四五个月的大工种培训，教材是宝钢组织编写的，培训完还要跟踪考核。培训工程完成后，收到了减员的效果。如宝钢70万千瓦的发电厂目前只有400多定员，有些工种比日本同口径岗位的人还少。

宝钢一、二期定员为4万人。达到3万人时，停止了进入，并逐年裁减2 000人。1995年定员已减到12 835人，实现人均年产钢达650吨，是全国其他重点钢铁企业平均水平的12倍多，创造了世界一流的劳动生产率。

（资料来源：http://www.chinahrd.net中国人力资源开发网）

任务是指一位员工在某种具体工作中所履行的工作活动。任务分析所得出的结果是对工作活动所进行的描述，其中包括员工所要完成的工作任务及成功地完成这些任务所需要的知识、技能和能力。培训需求的任务分析就是根据员工即将承担的工作任务对员工的要求来判断员工的培训需要。

3.3.1  任务分析的步骤

1．选择需要被分析的工作岗位

邀请部分管理人员及资深的员工组成工作小组，对企业的工作岗位逐一排查，选定其中具有关键性的岗位，作为被分析的对象。

2．列出关键工作岗位需要履行任务的初步清单

通过对有经验的雇员或他们的上级管理者进行访谈，以及同其他曾经对当前工作进行过任务分析的人进行交谈，列出一份在当前工作岗位上需要履行的任务的初步清单。

3．查证或者确认初步列出的任务清单

通过询问一组专家（当前职位的任职者及其上级管理人员等）或者通过填写书面调查表来回答下列问题：①任务的执行频率如何；②完成每一项任务所花费的时间是多少；③成功地完成这种任务的重要性或关键作用如何；④完成这种任务的难度有多大；⑤公司是否要求新员工能够完成该项任务等，以此确定初步列出的任务。

4．确定完成关键岗位任务所需要的知识、技能或能力

一旦任务被确定下来，很重要的一点就是要确定成功地完成每一项任务所需要的知识、技能或能力。关于基本技能和认知能力要求的信息对于以后的决策是非常重要的：① 参与到培训项目（或者工作）中来的人是否必须事先具备某种特定水平的知识、技术和能力；② 是否需要提供一些补充培训来强化这些基本技能。

3.3.2  任务分析的模式

1．动机分析模式

动机分析模式是通过找出引起行为差异的非动机性和动机性因素，然后确定培训的需求，如图3-3所示。

行为差异认定

成本—效益分析

技能或知识 是否欠缺？

工作协助

是 （非动机性） （不能做）

否 （动机性） （不愿做）

培训

工作经验

工作调换

调职或停职

奖惩不适当

缺乏或不 充分的回馈

制度上的障碍

图3-3  动机分析模式图

2．工作分析模式

工作分析模式是将员工工作时的状态分为四种情况：① 知道怎样工作，并且工作效率很高；② 知道怎样工作，但工作效率差；③ 不知道怎样工作，只是凭直觉在做，工作效率也很高；④ 不知道怎样工作而且工作的效率很低。针对不同的状况进行需求分析，如表3-5所示。

表3-5  工作分析模式

3．内容分析模式

内容分析模式是对员工的工作知识、工作技能与技巧、工作态度进行分析，找出它们和工作所要求达到的程度之间的差别来确定需求，如图3-4所示。

学习内容

工作知识

工作技能与技巧

工作态度

员工掌握 了的知识

需要了解 的知识

员工掌握了的技能与技巧

需要学习掌握的技能与技巧

需要调整的 工作态度

制定培训计划、项目

在职培训

脱产培训

方案实施

图3-4  内容分析模式图

4．问题分析模式

问题分析模式是将员工在工作中出现的问题记录下来，进行仔细分析从而确定培训需求，如表3-6所示。

5．逻辑推理模式

逻辑推理模式是根据员工对培训的不同需求，对其进行推理的过程，如图3-5所示。

 

表3-6  问题分析模式

开始

（1）员工的工作 是否正确？

（2）员工知道如何 去做吗？

需要认知的培训师

需要认知的和 心理动力的训练

减少和消除冲突

（3）员工称职吗？

（4）工作努力想做好吗？

（5）心理上有障碍吗？

是

否

否

是

是

否

是

否

否

是

图3-5  逻辑推理模式图

逻辑推理模式主要分为七个阶段：

（1）说明员工目前工作的现状。

（2）检查过去的工作情况，从员工的上级、同事那里获得资料，并与员工直接讨论或做测验。

（3）培训专家如果发现工作流程出了错误，则应该设法改善流程。如果是员工未能圆满地完成工作任务，则进入第四阶段。

（4）培训专家通过培训来给予员工协助。例如，提出新的工作方法或改变工作观念认知的偏差。

（5）消除员工心理上存在的障碍。

（6）要考虑员工的健康状况及其他个人问题是否是导致其不良工作表现的原因。

（7）通过对员工个人内在心理需要的满足、消除其心理障碍，以改善员工的行为和态度。

6．前瞻性分析模式

随着技术的不断进步和员工在组织中个人成长的需要，即使员工目前的工作绩效是令人满意的，但也可能因为工作调动、职位晋升和工作内容的变化等原因而提出培训的要求。前瞻性分析模式为这种情况提供了良好的分析框架，如图3-6所示。

满意的工作绩效

为工作调动做准备

工作内容变化

为晋升做准备

预期的工作技能要求

不充分的员工技能

充分的员工技能

培训解决方案

非培训解决方案

图3-6  前瞻分析模式图

3.3.3  任务分析的层次

任务分析的层次又称工作岗位层次分析或作业层面分析，它指的是确定员工为了有效地完成工作任务，所必须掌握的技能和能力。这个层次的培训需求决定了培训的内容。

这一层次的分析包括系统收集反映工作任务的数据，并以这些数据为依据，制定每个岗位的工作标准。同时明确员工有效的工作所需要的知识、技能和其他特征。工作分析、绩效评价、质量控制报告和顾客反映等都为这种培训需求提供了重要的信息。

任务层次分析的步骤如下。

1．确认任务类型

在分析时，不可能对全部任务都进行分析，因此要关注存在的问题属于哪类型任务。

2．分析工作过程

对工作过程的分析分为两部分：① 将整个工作分解成若干关键的部分；② 从这些关键的部分中找出要完成任务所需的知识和技能。

3．任务层次分析的结果

（1）确认并列出工作中有问题的关键部分。

（2）列出这些关键部分的工作标准。

（3）找出完成这些工作对员工在知识、技能和态度上的要求：① 干这项工作所需要的知识或经验；② 按照工作标准从事这项工作的技能；③ 正确的工作态度，以保证最大限度地发挥知识和技能。

3.3.4  任务分析的方法

任务分析的方法是以工作说明书、工作规范或工作任务分析记录表作为确定员工要达到要求所必须掌握的知识、技能和态度的依据，将其和员工平时工作中的表现进行对比，以判定员工要完成工作任务的差距所在。

任务分析的方法是一种非常正规的培训需求分析方法，它通过岗位资料分析和员工现状的对比得出员工的素质差距，结论可信度高。

但这种培训需求分析方法需要花费的时间和费用较多，一般只是在非常重要的一些培训项目中才会运用。

下面我们介绍运用工作任务分析记录表和工作盘点法进行任务分析的操作过程。

1．准备阶段

准备阶段是工作分析的第一阶段，主要任务是了解情况，确定样本，建立关系，组成工作小组。具体工作如下：

（1）明确工作分析的意义、目的、方法、步骤。

（2）向有关人员宣传、解释。

（3）与有关的员工建立良好的人际关系，并让他们做好良好的心理准备。

（4）组成工作小组，以精简、高效为原则。

（5）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性。

（6）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度。

2．调查阶段

调查阶段是工作分析的第二阶段，主要任务是对整个工作过程、工作环境、工作内容和工作人员等主要方面做一个全面的调查，具体工作如下：

（1）编制各种调查问卷和提纲。

（2）灵活运用各种调查方法，如面谈法、问卷法、观察法、参与法、实验法、关键事件法等。

（3）广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据。

（4）重点收集工作人员必需的特征信息。

（5）要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等做出等级评定。

3．分析阶段

分析阶段是工作分析的第三阶段，主要任务是对有关的工作特征和工作人员特征的调查结果进行深入全面的分析。具体工作如下：

（1）仔细审核已收集到的各种信息。

（2）创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键因素。

（3）归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。

4．完成阶段

完成阶段是工作分析的最后阶段，前三个阶段的工作都是以达到此阶段作为目标的。此阶段的任务就是根据规范和信息编制“工作描述”和“工作说明书”。

（1）下面是一个企业销售部经理的工作描述。

职务名称：销售部经理。

职务代名：1137~118。

别名：销售部主任、销售部主管、销售部总监。

1）工作活动和工作程序。通过对下级的管理与监督，实施企业的销售、计划、组织、指导和控制：①指导销售部的各种活动；②就全面的销售事务向上级管理部门做出报告；③根据对销售区域、销售渠道、销售定额、销售目标的批准认可，协调销售分配功能；④批准对推销员销售区域的分派；⑤评估销售业务报告；⑥批准各种有助于销售的计划，如培训计划、促销计划等；⑦审查市场分析，以确定顾客的需求、潜在的消费量、价格一览表、折扣率、竞争活动，以实现企业的目标；⑧亲自与大客户保持联系；⑨可与其他管理部门合作，建议和批准用于研究和开发工作的预算支出和拨款；⑩可与广告机构就制作销售广告事宜进行谈判，并在广告发布之前对广告素材予以认可；可根据销售需要在本部门内成立相应的正式群体；可根据有关规定建议或实施对本部门员工的奖惩；可以调用小汽车2辆、送货车10辆、摩托车10辆。

2）工作条件和物理环境。①75%以上的时间在室内工作，一般不受气候影响，但可能受气温影响；②湿度适中，无严重噪声，无个人生命或严重受伤危险，无有毒气体。有外出要求，一年中有10%~20%的工作日出差在外，工作地点在本市。

3）社会环境。①有一名副手，销售部工作人员有25~30人；②直接上级是销售副总经理；③需要经常交往的部门是生产部、财务部；④可以参加企业家俱乐部、员工乐园等各项活动。

4）聘用条件。①每周工作40小时，固定节假日放假；②基本工资每月500元，职务津贴每月200元，每年完成全年销售指标奖金2 000元，超额完成部分再以1‰提取奖金；③本岗位是企业的中层岗位，可晋升为销售副总经理或分厂总经理；④每年工作以4~10月份为忙季，其他时间为闲季；⑤每三年有一次出国进修机会；⑥每五年有一次为期一个月的公休假期，可报销5 000元的旅游费用；⑦公司免费提供市区两室一厅（35平方米以上）住宅一套。

（2）下面是一个企业销售部经理的工作说明书。

职务名称：销售部经理。

年龄：26~40岁。

性别：男女不限。

学历：大专以上。

工作经验：从事销售工作四年以上。

生理要求：无严重疾病，无传染病；能胜任办公室工作，举重5千克，有时需要走动和站立；平时以说、听、看、写为主。

心理要求标准：

A——全体员工中最优秀的10%之内。以总经理为100分，即90分以上，下类同；

B——70~89分；

C——30~69分；

D——10--29分；

E——9分以下。

心理要求：

一般智力：A                                                            解决问题能力：A

观察能力：B                                                            创造力：A

集中能力：B                                                            知识面：A

记忆能力：A                                                            数学计算能力：A

理解能力：A                                                            语言表达能力：A

学习能力：A                                                            决策能力：A

性格：外向。

气质：多血质或胆汁质。

兴趣爱好：喜欢与人交往，爱好广泛。

态度：积极，乐观。

事业心：十分强烈。

合作性：优秀。

领导能力：卓越。