3.4 幻灯片制作软件PowerPoint 2000
3.4 幻灯片制作软件PowerPoint 2000
当今社会是一个信息社会，我们经常需要通过产品发布会、技术研讨会等形式向其他人展示自己的思想和观点。中文PowerPoint是制作演示文稿的专用应用软件，由它制成的演示材料可以输出为幻灯机使用的35mm幻灯片，还可以由计算机配合大屏幕投影机直接播放。
用PowerPoint 2000所制作的结果称为“演示文稿”，演示文稿中的每一页称为幻灯片。每张幻灯片中可以包含文字、图形、表格、声音、视频等各种多媒体对象，也可以包含链接到其他幻灯片（可以是本套演示文稿中的幻灯片，也可以是其他演示文稿中的幻灯片）的超链接。这些幻灯片一般都具有相同的风格，相同的背景颜色和图案。演示文稿中幻灯片的数目原则上不受限制。
3.4.1 PowerPoint概述
1．PowerPoint的功能与特点
利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等，同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样，都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一，所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。网络、多媒体和幻灯片的有机结合是PowerPoint 2000的突出体现。
2．启动与退出
PowerPoint的启动有下面几种方法：
（1）用鼠标依次单击“开始”→“程序”→Microsoft PowerPoint菜单项。
（2）直接用鼠标双击快捷方式图标。
（3）用鼠标双击后缀为.ppt的文件，便会在启动PowerPoint的同时打开该文件。
退出PowerPoint有以下几种方法：
（1）用鼠标单击PowerPoint的“文件”菜单，然后在下拉菜单中用鼠标选择“退出”菜单项并单击。
（2）用Alt+F组合键打开文件下拉菜单，然后按X键退出PowerPoint。
（3）在PowerPoint窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。
3．中文PowerPoint的窗口介绍
PowerPoint窗口组成如图3-42所示。下面分别介绍其各个组成元素。
图3-42 PowerPoint窗口组成
（1）视图切换按钮：在水平滚动条的左侧，PowerPoint提供了5个视图切换按钮，用于快速切换到不同的视图。PowerPoint 2000提供了普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图以及幻灯片放映视图等视图方式，单击相应按钮，即可进入相应的视图状态中。
（2）大纲窗格：使用大纲窗格可组织和开发演示文稿中的内容。可以输入演示文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号点、段落和幻灯片。
（3）幻灯片窗格：在幻灯片窗格中，可以查看每张幻灯片中的文本外观。可以在单张幻灯片中添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画。
（4）备注窗格：备注窗格使得用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息。如果需要在备注中含有图形，必须向备注页视图中添加备注。
4．中文PowerPoint的视图方式
（1）普通视图：普通视图是PowerPoint的默认视图，它包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。
（2）幻灯片视图：在幻灯片视图中，整个窗口的主体被幻灯片的编辑窗格所占据，仅在左边显示当前演示文稿中的幻灯片图标（甚至通过移动分隔线的方法将左窗格隐藏起来）。在该视图中，一次只能操作一张幻灯片。
（3）大纲视图：在大纲视图中，仅显示幻灯片的主题和主要的文本信息，最适合组织和创建演示文稿的内容。在视图中，按编号由小到大的顺序和幻灯片内容的层次关系，显示演示文稿中全部幻灯片的编号、图标、标题和主要的文本信息。
（4）幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图显示的。这样，就可以很容易的在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择动画切换。还可以预览多张幻灯片上的动画，方法是：选定要预览的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“动画预览”菜单项。
（5）幻灯片放映视图：幻灯片放映视图就像一台幻灯片放映机，演示文稿在计算机屏幕上全部显示。如果最终输出用于屏幕上演示幻灯片，使用幻灯片放映视图就很有用。
（6）备注页视图：备注页一般是供演讲者使用，可以记录演讲者讲演时所需的一些提示重点。在备注页视图中，用户可以看到画面变成上下两半：上面是幻灯片，下面是一个文本框。在文本框中可以输入备注内容，并且可以将其打印出来作为演讲稿。
3.4.2 PowerPoint演示文稿的创建
1．利用内容提示向导创建演示文稿
|
图3-43 “内容提示向导”对话框
|
2．利用模板创建演示文稿
多数PowerPoint用户都是通过自己选择设计模板来开始新建自己的演示文稿。这种方法使得用户从新建演示文稿的开始，就可以自己决定幻灯片的基本设计风格。而使用“内容提示向导”要在向导完成后，才能知道所选择的演示文稿是什么样子。“设计模板”由一组预先设计好的带有背景图案、文件格式和提示文字的若干张幻灯片组成。“设计模板”选项卡如图3-44所示。
图3-44 “新建演示文稿”对话框之“设计模板”选项卡
3．创建空白的演示文稿
|
图3-45 “项目清单”版式幻灯片
|
用户就可以根据这个版面设置，按照占位符中的文字提示来进行修改。例如，像“单击此处添加标题”，用户只需在文本框中单击一下，即可进入文本框模式。
4．导入大纲创建演示文稿
如果演示文稿建立在Word文稿的基础上，那么就可以把在Word中准备好的大纲发送到PowerPoint。
在Word中执行菜单命令“文件”→“发送”→Microsoft PowerPoint，即可把DOC文档转换为PowerPoint格式的演示文稿。
一般情况下，在进行文档格式转换过程中，只能把属于标题样式的文字转换成演示文稿，而属于正文样式的文字不能发送到PowerPoint演示文稿中。
3.4.3 幻灯片的编辑
演示文稿由幻灯片组成，因而演示文稿的设计效果主要由幻灯片的设计质量来体现，对于幻灯片的编辑将是制作演示文稿的一个重要组成部分。编辑幻灯片是指对幻灯片进行插入、删除、复制、移动等操作。在对幻灯片进行操作之前，首先要选择要进行操作的幻灯片。
1．选择幻灯片
单击大纲面板中幻灯片序号后面的
图标即可选中该张幻灯片，或者在幻灯片的段落中按下鼠标左键，然后上下拖动可以选中段落，当选中幻灯片上的所有段落时，即选中该张幻灯片。
若要选择连续的多张幻灯片，可以先单击第一张幻灯片的
图标，按下Shift键，然后单击最后一张幻灯片的
图标即可。
2．插入新幻灯片
在常规视图、大纲视图或幻灯片浏览视图中选中要插入新幻灯片之前的幻灯片，执行“插入”→“新幻灯片”菜单命令或者单击“常用”工具栏的“新幻灯片”按钮，在弹出的“新幻灯片”对话框中选择一种自动版式。
3．删除幻灯片
删除多余的幻灯片的操作非常简单。在常规视图、大纲视图或幻灯片浏览视图中选中需要删除的幻灯片，然后单击“编辑”→“删除幻灯片”菜单项，或按下键盘上的Delete键即可删除所选中的幻灯片。
4．移动幻灯片
移动幻灯片通常可以使用以下三种方法。
方法一：在幻灯片大纲面板中选中要移动的幻灯片，拖动鼠标，则鼠标指针变成上下双箭头形状并伴有一条虚线随之移动，当虚线移动到用户要放置选定段落的新位置时，松开鼠标即可。
方法二：进入幻灯片浏览视图，选择要移动的幻灯片，按住鼠标并拖动，将幻灯片置于实线所指的位置，松开鼠标，幻灯片即移动到新的位置。
方法三：在幻灯片大纲面板上，单击选择需要移动的幻灯片，单击“常用”工具栏中的“剪切”图标
，或右击在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，然后将光标放到需要粘贴幻灯片的地方，单击“常用”工具栏中的“粘贴”图标
，或右击在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。
5．复制幻灯片
复制幻灯片是指将一张幻灯片的内容和格式复制并粘贴到简报中的另一个位置。用户可通过下面介绍的几种方法来复制幻灯片。
方法一：先选中需要复制的幻灯片，单击“插入”→“幻灯片”→“复制幻灯片”菜单项，复制的幻灯片即可添加在当前幻灯片的后面，然后将它移动到目标位置。
方法二：先选中需要复制的幻灯片，单击“常用”工具栏中的“复制”图标
，或右击在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，然后将光标放到需要粘贴幻灯片的位置，单击“标准”工具栏中的“粘贴”图标
，或右击在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。
方法三：在幻灯片浏览视图中，单击需要复制的幻灯片，保持鼠标在原位置不变，按住Ctrl键的同时，单击并拖动鼠标，则将有一条实线随鼠标移动而移动，当实线移动到用户要放置幻灯片的新位置时，放开鼠标即可。
3.4.4 演示文稿的修饰
1．幻灯片的格式化
（1）文本格式化。
对幻灯片进行格式化也是演示文稿制作中的一项必不可少的工作。文字的恰当编辑，能使幻灯片更加充实、生动。
格式化文本的方法是先选择要格式化的文本，然后单击“格式”→“字体”菜单项，在弹出的“字体”对话框中进行设置即可。
演示文稿中格式化字体功能与电子表格和文字处理中相似，略有不同的是，在演示文稿中用户不仅可以选择需要格式化的特定文本，也可以选择一个占位符并格式化其中的文本。
（2）段落格式化。
在演示文稿中，除了可以设置文本的格式以外，还可以设置段落格式。所谓“段落格式”，一般就是指段落的对齐方式、段落缩进、段落行距和间距等内容的集合。用户如果使用过Word文字处理软件，那对于段落格式一定不陌生。对于演示文稿，合理地设置好段落格式，不但可以使演示文稿更加美观大方，还有助于演讲者更加清晰明确地表达自己的观点。
演示文稿的段落指的是项目符号所引导的段落。在PowerPoint中，格式化段落通常包括改变段落级别、改变行距和改变项目符号与编号等。改变段落的对齐方式、段落缩进、段落行距和间距等操作方法可参见3.2节的有关内容。
（3）项目符号格式化。
项目符号是位于幻灯片上各级标题文字前面的标记符号。演示文稿中，在段落前面添加项目符号，将会使演示文稿更加有条理、易于阅读。
在默认情况下，单击“格式”工具栏中的“项目符号”按钮，插入一个圆点作为项目符号；用户也可用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令重新进行设置。
值得注意的是，如果要更改项目符号，则应选中与此项目符号相关的文本，而不是选择项目符号本身。
2．设置演示文稿的外观
利用PowerPoint制作演示文稿时，可以使演示文稿中的所有幻灯片具有一致的外观。控制幻灯片外观的方法有4种：设计模板、母版、配色方案和幻灯片版式。
（1）使用母版。
母版用于设置文稿中每张幻灯片的预定格式，这些格式包括每张幻灯片标题及正文文字的位置和大小、项目符号的样式、背景图案等。
① 幻灯片母版。最常用的母版是幻灯片母版，因为幻灯片母版控制的是除标题幻灯片以外所有幻灯片的格式。单击“视图”→“母版”→“幻灯片”菜单项或是按住Shift键的同时单击“幻灯片视图”按钮，进入幻灯片视图母版。
幻灯片母版包含文本占位符和页脚（如日期、时间和幻灯片编号）占位符。如果要修改多张幻灯片的外观，不必一张张幻灯片进行修改，而只需在幻灯片母版上做一次修改即可。PowerPoint 将自动更新已有的幻灯片，并对以后新添加的幻灯片应用这些更改。如果要更改文本格式，可选择占位符中的文本并做更改。
② 标题幻灯片母版。标题母版仅影响使用了“标题幻灯片”版式的幻灯片。
③ 讲义母版。讲义母版用于控制幻灯片以讲义形式打印的格式，可增加页码、页眉和页脚等。
④ 备注母版。主要供演讲者对幻灯片进行备注以及设置备注幻灯片的格式。
（2）幻灯片版式。
幻灯片版式是指幻灯片中各个对象的数目和摆放位置等，PowerPoint提供的幻灯片版式的种类有很多，例如，“标题幻灯片”、“项目清单”、“文本与剪贴画”等。要改变当前幻灯片的版式，可以单击“格式→幻灯片版式”菜单项，在弹出的“幻灯片版式”对话框中选择一种合适的版式，然后单击“应用”按钮。
（3）应用设计模板。
设计模板是控制演示文稿统一外观的最有力、最快捷的一种方法。PowerPoint提供的设计模板是由一些专业人员精心设计的，其中的文本位置安排较适当，配色方案较醒目，足以适用于大多数情况的需要。使用设计模板可以帮助用户快速创建完美的幻灯片。
除了在建立演示文稿时使用设计模板，还可以在建立演示文稿之后应用其他的设计模板。要在当前演示文稿中应用设计模板，可以在演示文稿的任何位置，单击“格式”→“应用设计模板”菜单项，在弹出的“应用设计模板”对话框中，选择一种模板，然后单击“应用”按钮，系统即会以新的模板修饰全文。
（4）使用配色方案。
配色方案是一组可用于演示文稿的预设颜色，配色方案由背景颜色、线条颜色及其他6种颜色组成。每个设计模板都提供了一组配色方案，应用了某个配色方案后，方案中的每种颜色将自动用于幻灯片中的文本、背景、强调文字所用的颜色。
|
图3-46 “配色方案”对话框
|
在对话框中，单击“应用”按钮将当前的设置用于当前的幻灯片；单击“全部应用”按钮将当前的设置应用于整个演示文稿中的所有幻灯片。
3.4.5 设计演示文稿的放映效果
1．设置幻灯片的切换效果
生动的演示文稿总是更能吸引人。在幻灯片放映过程中，由一张幻灯片切换到另一张幻灯片时，切换可以用不同的技巧来设置将下一张幻灯片以不同的效果显示在屏幕上。例如，“百叶窗”、“盒状”等。在幻灯片切换时增添动画和声音能够增添生动性，帮助用户更好地演示。
添加切换效果可以在常规视图、幻灯片视图或幻灯片浏览视图中进行。在幻灯片浏览视图中，可以为选择的一组幻灯片添加同种切换效果，并可预览切换效果。
设置幻灯片的切换效果的步骤如下：
|
图3-47 “幻灯片切换”对话框 |
（2）单击“幻灯片放映”→“幻灯片切换”菜单项，弹出如图3-47所示的“幻灯片切换”对话框。
（3）单击“效果”区域中的下拉列表，选择适当的效果，如“盒状收缩”效果，在下面的选项框中选择切换的速度，如“中速”。
（4）在“声音”下拉列表中选择合适的声音，如“风铃”。如需循环播放则选中“循环播放直至下一声音开始”复选框。
（5）在“换页方式”区域，选中“单击鼠标换页”复选框，则在放映幻灯片时单击鼠标即进行换页；否则选择“每隔”多长时间就自动换页，同时要设定时间间隔。
（6）单击“全部应用”按钮，则整个文档都将以所设置的动画和声音来切换幻灯片。
2．设置幻灯片的动画效果
|
图3-48 “自定义动画”对话框
|
设置幻灯片动画效果的步骤如下：
（1）将要用来设置动画的幻灯片设为当前幻灯片。
（2）单击“幻灯片放映”→“自定义动画”菜单项，或用鼠标右键单击幻灯片中的任意对象，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”命令，弹出如图3-48所示的“自定义动画”对话框。
（3）单击“效果”标签，设置动画效果。
（4）在“检查动画幻灯片对象”列表框中选中需要设置动画的对象（图中的“矩形2”）。
（5）在“动画和声音”区域设置中选择合适的动画和声音效果。
（6）在“引入文本”列表框中设置文本的引入方式。
（7）在“动画播放后”下拉列表框中选择对象播放后要发生的动作。
（8）要改变动画次序，单击“顺序和时间”标签，在“动画顺序”框中选择要改变的对象然后单击箭头以便在列表中上下移动对象。
（9）用户可以单击“自定义动画”对话框中的“预览”按钮来预览效果。
如果要创建一些基本动画，可以用快速的方法：在普通视图中选定需要动态显示的对象，单击“幻灯片放映”菜单，指向“预设动画”，再单击所需的选项。
3．演示文稿的超级链接
用户可以在演示文稿中添加超级链接，然后通过该超级链接跳转到不同的位置。这些位置可以是演示文稿中的某张幻灯片、其他演示文稿、Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 电子表格、Internet地址等。
创建超级链接的具体操作步骤如下：
（1）选择用于代表超级链接的文本或对象。
（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。
（3）单击“插入”→“超级链接”菜单命令或单击“常用”工具栏上的“插入超级链接”按钮，弹出如图3-49所示的“插入超级链接”对话框。
（4）单击“链接到”框中的“本文档中的位置”按钮，在“请选择文档中的位置”列表框中显示出当前幻灯片位置结构示意，选择要链接到的幻灯片的标题。
（5）最后按“确定”按钮，超级链接设置完毕。
使用“链接到”框中的“原有文件或Web页”按钮，可以跳转到已有的文档、应用程序或Internet地址等，只要单击“浏览目标”的“文件”按钮，就可以打开“链接到文件”对话框，在对话框中找到要跳转的文件，单击“确定”按钮，超级链接创建成功。
图3-49 “插入超级链接”对话框
编辑超级链接的方法：右击欲编辑超级链接的对象，在弹出的快捷菜单中选择“超级链接”→“编辑超级链接”菜单项，弹出“编辑超级链接”对话框，在其中进行超级链接的设置。
删除超级链接的方法：右击欲编辑超级链接的对象，在弹出的快捷菜单中选择“超级链接”→“删除超级链接”菜单项即可。
4．使用动作按钮
动作按钮可以用来创建幻灯片与其他幻灯片、其他演示文稿或其他文件的链接，还可以用来启动指定的程序、宏或者开始某些动作。这样在播放幻灯片时，用户就可以通过鼠标单击或将鼠标移过动作按钮的上方来执行事先设置好的动作。
创建动作按钮的步骤如下：
（1）选择欲设置动作按钮的幻灯片。
（2）单击“幻灯片放映”→“动作按钮”菜单项，在其级联菜单中选择某一个动作按钮。
（3）当鼠标指针变成“十”字形时，在幻灯片适当位置单击并拖动鼠标直至合适的大小，则绘制的图案就是动作按钮，同时弹出“动作设置”对话框。
（4）在“单击鼠标”选项卡选择“超链接到”项（若要让该按钮在鼠标移过时产生动作，则选择“鼠标移过”选项卡），单击按钮下的下拉列表，选择跳转的位置。
（5）单击“确定”按钮。
5．放映演示文稿
精心制作了演示文稿后，能否成功地演示，也是一个重要的问题。PowerPoint提供了以下4种放映方式，以便用户选择。
第1种：单击“幻灯片放映”→“观看放映”菜单项，这时演示文稿将按设置好的播放方式全屏放映。
第2种：单击视图模式切换条上的“放映幻灯片”图标
。这时，演示文稿将从当前幻灯片开始播放。
第3种：单击“视图”→“幻灯片放映”菜单项，这时演示文稿将按设置好的播放方式全屏放映。
第4种：直接按F5键，即可放映演示文稿。
6．演示文稿的打包
PowerPoint的“打包”功能提供了一个“向导”，这个“向导”可以将演示文稿所需的所有文件和字体以及PowerPoint播放器打包到软盘内，然后将播放器和演示文稿一起解压缩到另一台计算机上，哪怕这台计算机没有安装PowerPoint，照样能够进行幻灯片放映。