旅行社是为旅游者提供服务的机构，在向旅游者提供个中旅游服务过程中起着媒介和经纪人的作用，是采购、组合和销售旅游产品的中间商。旅行社通过推广和享受旅游产品获取利润，因此为了取得旅游产品销售的利润最大化，旅行社必须收集和整理大量的旅游产品信息资料，收集和整理广大旅游者的旅游需求信息，促使提供的旅游产品与旅游者的旅游需求相吻合。由此可见，收集和整理旅游产品提供者和旅游需求者的各种信息在旅行社的经营管理工作中显得尤为重要。在现代的网络经济时代，传统的收集和整理方法已不能适应旅行社管理的要求，必须借助于计算机网络技术、通信技术等高技术武装旅行社的经营管理过程，特别是利用现代的网络环境，建立一个旅行社的计算机管理信息系统已经成为当务之急。
旅行社管理信息系统必须围绕旅行社的经营特点进行设计，以一切为旅游消费者提供完美服务为目标，以提高旅行社的经营管理效率和市场竞争能力。目前的旅行社管理信息系统大多数以Windows操作平台为基础，也有以Unix操作平台为基础的系统。新一代的旅行社管理信息系统是基于Internet网络、采用web技术的开放型信息系统，即基于web的旅行社管理信息系统。
旅行社管理信息系统的职能是对旅行社生产服务过程的管理实现信息化，从而提高旅行社的生产率和管理效率，同时提高旅行社的市场竞争能力，满足现代人旅游的个性化服务要求。设计旅行社管理信息系统的目的是提高旅行社管理效率，增加效益。
（一） 定义
根据目前旅行社管理信息系统研究的现状和使用情况，简单定义如下：旅行社管理信息系统是利用计算机技术和通信技术，对旅行社经营的所有信息进行综合管理和控制的以人为主体的人机综合系统。
（二） 特点、
旅行社管理信息系统的功能包括外联管理、接待管理、陪同管理、信息管理、成本核算和财务管理等内容，接待客人的每一笔业务都涉及各管理部门，而且旅游信息千变万化，因此旅行社管理信息系统具有以下一些特点。
1. 信息量大、信息过时快
旅行社管理涉及的信息量很大，特别是旅游产品的信息，作为一个旅行社所收集的旅游产品信息越多，旅游消费者获取满意产品的概率就越高。而且旅行社经营的产品涉及饭店、旅游景点、旅游交通、旅游用品等行业，相关信息处在不断的变化之中，其时效性是很强的，有些只有一天，有些信息甚至只有几个小时。旅行社管理信息系统必须时时刻刻变更系统中的信息，把最有效的旅游信息介绍给旅游消费者。
2. 信息处理复杂，需要各部门的通力协作
旅行社是旅游产品销售的中间商，其工作主要是推销、组织、销售旅游产品，为旅游消费者提供服务。旅行社的每一笔业务都必须通过各个部门的协作来完成，如一个旅游产品的销售，需经过外联、接待、陪同、财务结算等环节，要求旅行社管理信息系统有很强的交叉处理信息的能力。
3. 较强的个性化处理能力
现代的旅行社管理信息系统必须提供个性化服务，利用Internet网络技术和信息处理技术，为个性化旅游提供个性化的服务。如旅行社通过完美的信息服务，可以实现自主旅游，旅游者自己确定旅游线路、自己选择住宿的饭店等。现代旅行社不但组织团队旅游，更可以组织个人外出旅游，通过完美的信息服务系统，向旅游者提供旅途中的各种个性服务。
分析旅行社管理信息系统的功能需求，必须由旅行社管理人员参与，在一定的系统环境条件下进行。旅行社管理信息系统与饭店管理信息系统基本相似，系统的信息服务主要是以旅行接待和内部管理为目的，不考虑旅行社管理信息系统与外部网的连接。如果采用Internet网络，企业内部建立web服务器，则需要考虑与外部网连接的功能需求。此处仅考虑旅行社内部网络的功能需求，即围绕旅行社的基本业务，如旅游产品开发、旅游产品促销、旅游产品销售、旅游接待服务、旅游的售后服务等环节。旅行社管理信息系统必须能够满足以下功能需求：
(1）组团职能。负责收集市场信息，组织开发旅游产品，制定组团接待计划。
(2）接团职能。负责团队的接待工作，及时解决接待中出现的异常问题。
(3）导游职能。根据客户要求，合理配备导游员，具体做好接待工作。
（4) 散客职能。主要为海外游客提供小包价为主的旅游服务（区别于团
(5）交通职能。负责联系车辆运输部门，准时出票和团队行李的运送。
(6) 计调职能。做好接待团队计划，具体落实旅游中的票、房、车、餐等内容。
(7）财务职能。负责对企业的财务核算、决算以及经济活动分析等事务。
（8）综合业务职能。主要是管理各种价格信息，负责对价格进行审批、检查、监督，并对旅游市场进行调研和分析。
不同旅行社根据其经营规模的大小，其功能需求也是不相同的，有的虽然具备相同的功能，但由于规模的不同，其职能的范围和形式都有很大的差异。如组团功能，由于经营规模的不同，其所需的功能需求也不一样。
旅行社管理信息系统在满足了以上旅行社业务处理的功能需求外，还必须具备对数据资源信息、客户资源、旅行社物资供应链进行管理与利用的功能。目前大部分的旅行社管理信息系统仅能完成旅行社的业务处理，在企业信息资源规划、客户资源管理、产品开发以及供应链管理等方面功能还不够完善，在面向未来的旅行社管理信息系统中，必须进一步满足这些功能需求。
除此以外，旅行社管理信息系统还必须包含内部管理的功能需求，具体如下：
(1)办公室管理。主要处理日常办公事务，如文件、档案的管理，经营协调的处理等。
(2)人事管理。主要处理人事方面的事务，如培训记录、晋升记录、奖励记录等，也包括工资管理等内容。
(3)外联管理。主要处理和协调旅游服务中需要其他单位配合的一些事务，记录有关外联的一切数据信息。
旅行社的组团中心根据旅游团（者）组织情况编制自联计划和组团核算，而后将它们分别送至计调部和财务部；计调部接到计划后，需要逐项落实其中的票、车、房、餐、导游各项内容，同时根据旅游者人数情况将计划告知接团中心或散客中心，并将计划流量通过综合业务部上报至经理办公室；接待中心与散客中心在完成接待工作的同时须将接团核算以费用结算单的形式送至财务部进行统计、核算。
任何一个信息系统都具有一定的结构，旅行社管理信息系统也不例外，由于旅行社管理信息系统的软件不是很多，尤其在许多中小型的旅行社，还没有真正开展信息化的经营管理，所以这里只能从原理性的角度讨论旅行社管理信息系统的结构形式。一般来说，旅行社管理信息系统的结构是指各部件构成的框架，对部件不同的理解就构成了不同的结构方式。一般可以分为概念结构、功能结构、软件结构和硬件结构等四种方式。
（一）概念结构
概念结构对信息系统的理解是系统由信息源、信息处理机、信息用户、信息管理者等四个部件组成。它是从理论的角度看待信息系统的。
（二）功能结构
功能结构是从系统使用者的角度出发，认为系统有一个目标，有多种功能，各种功能之间又有各种信息的联系，构成一个有机结合的整体，形成一个功能结构图。
（三）软件结构
软件结构是从软件开发技术人员的角度出发，认为系统由许多软件模块组成，把各个功能模块和文件数据组合起来，构成一个功能矩阵图就形成了系统的软件结构。从软件结构的角度看，一个信息系统是由许多个功能模块文件和数据文件构成的。
（四）硬件结构
旅行社管理信息系统有硬件部分和软件部分，硬件结构就是系统的硬件组成及其连接方式，也包括硬件的物理位置安排、网络布线以及各办公室的计算机平面安排。