3.2 文 档 管 理

3.2  文 档 管 理

进入Word工作窗口后，首先要做的事情是文档管理，它包括创建文档、打开文档和保存文档。下面将详细介绍文档的具体操作。

3.2.1  文档的创建

在Word 2003中可建立多种类型的文档，如空白文档、网页文档、电子邮件文档、XML文档以及从现有文档创建新的文档等。

1．创建空文档

要建立新的空文档，有两种方法。

·    单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮，系统会自动建立一个基于Normal模板的空文档；Word 2003在建立的第一个文档标题栏中显示“文档1”，以后建立的其他文档的序号名称依次递增，如“文档2”、“文档3”等。

·    执行“文件”→“新建”命令菜单，打开窗口右侧的“新建文档”任务窗格，在“新建”选项组中选择“空白文档”选项即可。

2．使用模板创建文档

当用户对Word 2003的功能不了解，不会编辑、排版或不熟悉一些特殊公文的格式时，就可以利用Word 2003提供的丰富的文档模板来创建相应的文档。Word 2003提供了上百种常用的文档模板，几乎涵盖了所有的公文样式，如报告、出版物、信函与传真、英文信件等。要使用模板创建文档，执行“文件”→“新建”菜单命令，在右边的“新建文档”任务窗格中单击“本机上的模板”图标，打开如图3-5所示的“模板“对话框。选择“常用”、“报告”、“备忘录”、“出版物”等选项卡，在列表框中选取要创建文档的类型，在右边的预览框中可以预览到该文档的外观，然后单击“确定”按钮即可用模板创建文档，或进入向导界面按照提示创建文档。

图3-5  “模板”对话框

3．根据现有文档创建新文档

可将选择的文档以副本方式在一个新的文档中打开，这时用户就可以在新的文档（即文档的副本）中操作，而不会影响到原有的文档。操作方法为：执行“文件”→“新建”菜单命令，打开“新建文档”任务窗格，在“新建”选项组中选择“根据现有文档”选项，这时将弹出如图3-6所示的“根据现有文档新建”对话框，在其中选择要创建文档副本的文档，单击“创建”按钮即可。

图3-6  根据现有文档创建新文档

3.2.2  打开文档

在进行文字处理等操作时，往往难以一次完成全部工作，而是需要对已建立的文档进行补充或修改，这就要将存储在磁盘上的文档调入Word工作窗口，也就是打开文档。操作方法为：执行“文件”→“打开”菜单命令，弹出“打开”对话框，如图3-7所示。选择所要打开的文档后，单击“打开”按钮即可。

图3-7  “打开”对话框

3.2.3  保存文档

保存文档也就是把用户正在编辑或编辑完毕的文档保存到硬盘或者软盘上，保证数据不会丢失，以便下次再用。在Word 2003中可以随时保存当前的活动文档、所有打开的文档以及其他文件格式的文档。

Word虽然在建立新文档时赋予了它“文档1”的名称，但是没有为它分配在磁盘上的文件名，因此，在要保存新文档时，需要给新文档指定一个文件名。

保存新建文档的具体步骤为：执行“文件”→“保存”菜单命令，也可以单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，如图3-8所示。指定保存路径和文件名后，单击“保存”按钮即可。

图3-8  “另存为”对话框