3.3 编 辑 文 档

 

3.3  编 辑 文 档

在Word中创建一个文档后，就会对文档进行插入、删除、移动、复制、替换等编辑操作，这些基本操作都要遵守“先选定，后执行”的原则。

3.3.1  插入和选定文本

1．插入文本

启动Word，创建或打开一个文档后，就要进行文字的输入和编辑修改。

（1）插入点。

在窗口的编辑区中，时刻闪烁着一个竖条（I）光标，称为插入点，表示新文字或对象的插入位置。定位了插入点的位置后，就可以输入文本了。在要插入文本处单击，插入点就定位到该处。另外也可以使用光标移动键将光标移到插入点；如果文本内容过长不能同屏显示，可使用PgUp键和PgDn键进行翻页，然后再用光标移动键定位插入点。表3-1列出了可以快速移到插入点的一些常用组合键。

表3-1   快速移到插入点的常用组合键

（2）定位插入点。

执行“编辑”→“查找”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，然后单击“定位”标签，可将插入点移到一些特殊的位置。如图3-9所示，单击“定位”按钮，屏幕显示第8页的内容，插入位于第8页的第一个字符。单击“关闭”按钮关闭“查找和替换”对话框。

图3-9  “查找和替换”对话框

2．选定文本

选定文本是编辑文本的前提，在一般情况下，Word 2003的显示是白底黑字，而被选中的文本则是黑底白字，很容易和未被选中的文本区分开来。

选定文本可以利用鼠标或键盘来进行。常用的文本选定操作方法有以下几种。

·    首先将光标放到要选定文本的前面，按住鼠标左键不放，水平拖动光标到要选定文本的末端，松开鼠标左键，选定的文本会以黑色显示。

·    将插入点移到需选定文本的起始位置，按住Shift键不放，再将插入点移到需选定文本的结尾，松开Shift键，所选中的文本反白显示，表示文本区域已被选定。

·    选定一块文本后，按住Ctrl键不放，再选定下一个文本块，这样可以选取多个不连续的文本块。

3.3.2  复制、移动和删除文本

在编辑文档时，剪切、复制和粘贴是最常用的编辑操作，它们可以在同一文档中移动或复制文本，也可以在Office系列办公软件的文档间复制重复的内容，这样可以提高文档编辑效率。剪切是把被选定的文本内容复制到剪贴板上，同时删除被选定的文本；而复制则是把被选定的文本内容复制到剪贴板上的同时，仍保留原来的被选定文本。

复制与移动文本都能通过鼠标操作或执行菜单命令两种方法来实现。

1．复制文本

复制文本是指将所选定的文本做一个备份，然后在一个或多个位置复制出来，但原始文本并不改变。复制文本有以下几种方法。

·    选定要复制的文本，按住Ctrl键不放，同时拖动选定的文本，拖到目标位置后，松开鼠标即可。

·    选定要复制的文本，执行“编辑”→“复制”菜单命令，此时已将选定的文本内容复制到剪贴板上。将光标移到目标位置，执行“编辑”→“粘贴”菜单命令，就会出现相同的选定文本。

·    选定要复制的文本，按Ctrl+C组合键完成复制操作，将光标移到目标位置，按Ctrl+V组合键完成粘贴操作。

·    选定要复制的文本，单击工具栏上的按钮完成复制操作，将光标移到目标位置，单击工具栏上的按钮完成粘贴操作。

2．移动文本

移动文本与复制文本的操作相似，只是移动文本时将选定的文本移到另外一个位置，从始至终只有一个被移动的内容。移动文本有以下几种方法。

·    选定要移动的文本，在选定的文本处按住鼠标左键不放，同时拖动鼠标，鼠标指针变成形状，拖到目标位置后，松开鼠标即可。

·    选定要移动的文本，执行“编辑”→“剪切”菜单命令，此时已将选定的文本内容剪切到剪贴板上。将光标移到目标位置，执行“编辑”→“粘贴”菜单命令，即移动了文本的位置。

·    选定要移动的文本，按Ctrl+X组合键完成剪切操作，将光标移到目标位置，按Ctrl+V组合键完成粘贴操作。

·    选定要移动的文本，单击工具栏上的按钮完成剪切操作，将光标移到目标位置，单击工具栏上的按钮完成粘贴操作。

3．删除文本

用BackSpace键和Delete键可逐个删除光标前和后的字符。但如果要删除大量的文字，则可以先选定要删除的文本，利用以下几种方法进行删除。

·    选择“编辑”菜单中的“剪切”命令。

·    选择“编辑”菜单中的“清除”命令。

·    按BackSpace键或Delete键。

·    直接输入新的内容取代选定的文本。

3.3.3  查找和替换文本

在编辑文档的过程中，通常要用某一文本内容替换另一文本，Word提供了快速查找与替换功能。

执行“编辑”→“查找”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，如图3-10所示，利用该对话框可以查找文字、指定格式和段落标记、图形等待定项，设置方法如下：

图3-10  “查找和替换”对话框

（1）查找文字。

在“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的文字，然后单击“查找下一处”按钮。

（2）查找文字格式。

在“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的文字，然后单击“高级”按钮，在扩展的对话框（见图3-11）中单击“格式”按钮，弹出一个格式项目列表，用户可以选择某一格式项目，在相应的对话框中设定查找文本的格式，如黑体、加粗、行距为2倍行距等。

（3）查找特殊字符。

在“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的文字，然后单击“高级”按钮，在扩展的对话框中单击“特殊字符”按钮，从弹出的列表中选择要查找的特殊字符。

在“搜索”下拉列表框中提供了三种选择：向下、向上或全部。

设置完成后，单击“查找下一处”按钮，光标将移动到文档中第一个符合条件处，以后每单击一次该按钮，光标就移到下一个符合条件处，直到查找完毕。如果文档中没有符合条件的搜索项，系统将给出提示信息。

图3-11  “查找”选项卡

要替换查找到的文字、文字格式或特殊字符，需要在“查找和替换”对话框中单击“替换”标签，如图3-12所示，用户可以在“查找内容”文本框中输入将要被替换的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的新内容，单击“替换”按钮，将替换第一个查找到的内容；单击“全部替换”按钮，则替换查找到的全部内容。

图3-12  “替换”选项卡