4.2 数 据 输 入

4.2  数 据 输 入

Excel在单元格中输入的数据按类型可分为文本型、数值型和日期时间型。下面具体介绍这些数据的输入以及数据填充、数据有效性的使用。

4.2.1  文本型数据的输入

绝大部分工作表都包含文本内容，它们通常用于命名行或列。文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的、键盘能输入的符号，文本通常不参与计算。Excel每个单元格最多可容纳的字符数是32 000个。默认情况下，在单元格中按左边对齐。

文本型数据是指字符或者是任何数字与字符的组合。输入文本型数据时，用户应先选中活动单元格，接着再选定输入法输入文本即可。

4.2.2  数字、日期和时间输入

1．数值型数据的输入

Excel在遇到范围在0～9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据时，就将其看成是数字类型。输入数字时，Excel自动将它沿单元格右边对齐。

2．日期和时间输入

在Excel中，日期和时间均按数字处理，还可以在计算中当作值来使用。Excel内置了一些日期时间的格式，其常见的格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm（AM/PM），其中表示时间时在AM/PM与分钟之间应有空格，例如8：30 AM，缺少空格将被当作字符数据处理。

4.2.3  公式输入

在单元格中输入公式后，单元格将把公式计算后的结果显示出来。输入公式时一定要先在单元格中输入一个等号“=”，然后再输入公式内容。

使用公式时需要引用其他单元格，关于引用其他单元格的方法，将在4.5节“公式与函数”中详细介绍。

公式中的加、减、乘、除对应于键盘上的+、-、*、/。

4.2.4  数据填充

当输入的数据具有一定规律时，可以使用自动填充的方式。有规律的数据是指等差、等比、系统预定义序列以及用户自定义的序列。自动填充是根据初始值决定以后的填充项。

在所选中的单元格或区域的右下角有一个黑点，此黑点称为填充柄。数据填充有以下几种。

·    选取单元格区域，在所选区域的任意一个单元格中输入数据，然后按Ctrl+Enter组合键，所选单元格均被填充为此输入的数据。此区域可以是非连续区域。

·    当初始值为纯字符或纯数字时，选中一个单元格，直接拖动填充柄覆盖所要填充的区域，即完成了填充相同的数据。

·    当初始值为字符与数字混合串时，填充时按字符不变、数字递增方式进行。

·    当初始值为Excel已设置的序列时，按序列顺序进行填充。首先在一个单元格中输入初始值，再拖动填充柄选取填充区域，然后执行“编辑”→“填充”→“序列”菜单命令，弹出如图4-4所示的“序列”对话框，按需要进行选择，单击“确定”按钮完成填充。

图4-4  “序列”对话框

用户可以自定义序列，操作步骤如下：

（1）执行“工具”→“选项”→“自定义序列”菜单命令，弹出如图4-5所示的对话框。

图4-5  “自定义序列”对话框

（2）选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项。

（3）按顺序输入自定义序列内容，内容之间按回车键分隔。

（4）输入完序列后单击“添加”按钮。

对于在工作表中已经输入的序列数据，可以使用图中的“导入”按钮将序列进行自动添加。

4.2.5  数据有效性

Excel提供了有效数据的功能，它允许用户对单元格输入数据的类型、范围加以限制，并可以设置提示信息和错误信息。设置有效数据的操作步骤如下：

（1）选取要设置的单元格区域。

（2）执行“数据”→“有效性”菜单命令，弹出如图4-6所示的“数据有效性”对话框，单击“设置”标签。

图4-6  “数据有效性”对话框

（3）在“允许”下拉列表框中选择一项，本例选择“整数”；在“数据”下拉列表框中选择一种关系，本例选择“介于”；在“最小值”文本框中输入数据的下界值，本例输入0；在“最大值”文本框中输入数据的上界值，本例输入300；若单元格中不允许有空项，则选中“忽略空值”复选框。

（4）单击“确定”按钮完成设置。