4.7 数据管理


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4.7 数据管理

Excel作为强大的电子表格软件，不仅仅因为它方便于制作表格，而且它提供了对数据的各种分析处理方法，如排序、筛选、分类汇总等数据库的操作。

4.7.1 数据排序

在进行数据处理时，要经常对所处理的数据进行排序。在介绍排序之前，需要了解数据清单的概念。数据清单是由包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行组成的一个二维数据表，又称为工作表数据库。清单中的列相当于数据库中的“字段”，清单中的列标题相当于数据库中的“字段名”，清单中的每一行相当于数据库中的一条记录。

数据清单与一般工作表的区别是数据清单必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。例如，在前面使用的学生成绩表中“英语”、“体育”、“化学”和“概率统计”等列标题被称为字段名，表中的每一个人及各科成绩即每一行称为一条记录。排序就是按某个字段值的大小来排列记录。Excel可根据一列或最多三列中的数值对数据进行排序。

所谓排序就是指按照指定的顺序重新排列工作表的行，但是排序并不改变行的内容。下面以前面使用的学生成绩表为例说明排序的步骤。

（1）先选中数据表中的一个单元格。

（2）执行“数据”→“排序”菜单命令，弹出如图4-26所示的对话框。

（3）在“主关键字”的下拉列表中选取“英语”；在“次要关键字”的下拉列表中选取“化学”；在“第三关键字”的下拉列表中选取“体育”。

（4）单击“确定”按钮，完成排序任务。排列结果如下：先把学生的数据按英语分数从低到高排序；若英语分数相等，则按化学分数排序；若化学分数也相等，则按体育成绩的分数排序。

若要使分数从高到低排列，则应将每个关键字的右侧的“升序”换为“降序”。

如果要自定义排序次序，则单击“选项”按钮，弹出如图4-27所示的对话框。在“自定义排序次序”下拉列表中可选择自定义排序的次序。若想区分大、小写，则选中“区分大小写”复选框。

图4-26 “排序”对话框图4-27 “排序选项”对话框

4.7.2 数据筛选

Excel 提供的筛选功能可以使工作表中适合用户设定条件的记录显示出来，而那些不满足条件的记录暂时被隐藏住。其中数据的筛选可以通过两种方式进行，即自动筛选和高级筛选。

1．自动筛选

自动筛选可以实现较简单的筛选功能。自动筛选操作简单，用户可以很方便地筛选掉那些不满足条件的数据。下面以某单位的全国职工登记表为例，向用户说明如何使用自动筛选功能。

例如，要在工作表中筛选出广州。操作步骤如下：

（1）单击数据库中数据区内的任意单元格。

（2）执行“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。

（3）在每个字段的右边都出现一个下拉箭头按钮，单击“地区”的下拉按钮，在“地区”下拉列表框中选择“广州”，筛选后的结果如图4-28所示。

图4-28 将地区为广州的记录全部筛选出来

（4）若用户希望自己定义筛选条件，单击要设定的字段旁的下拉按钮，单击“自定义”选项，弹出如图4-29所示的对话框。

图4-29 “自定义自动筛选方式”对话框

“自定义自动筛选方式”对话框的上边为第一个条件，下边为第二个条件，中间的“与”和“或”是这两个条件的连接方式。若选择“与”，则表示两个条件要同时满足；若选择“或”，则表示两个条件只要满足一个即可。

（5）若按图4-29所示输入相应的内容，则结果会将“地区”一栏中内容等于广州或者等于深圳的记录显示出来。

2．高级筛选

高级筛选允许设定更为复杂的条件去筛选记录。使用高级筛选时，必须先建立一个条件区域。在条件区域中指定筛选的数据要满足的条件，条件区域的首行中包含的字段必须与数据库中的字段保持一致。在条件区域中不一定要包含数据库中的所有字段，但条件区域中的字段必须是数据库中的字段。在条件区域的字段名下面必须有两行空行，一行用来输入筛选条件，另一行用于与数据区分隔。

（1）选择远离清单的单元格，用于建立条件区域。在刚刚输入列标记单元格的下一行单元格中，输入条件，建立如图4-30所示条件区域。图中“职称”与“年龄”是列标记，“工程师”和“<50”是条件，表示找出职称为“工程师”且年龄小于50的记录。

图4-30 条件区域

（2）选定数据库中数据区域内任意单元格，不能选定条件区域与数据区域之间的空行。

（3）执行“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令。

（4）在“高级筛选”对话框中分别设置“列表区域”和“条件区域”，如图4-31所示。

（5）单击“确定”按钮，即可完成用户需要的高级筛选操作，结果如图4-32所示。

图4-31 “高级筛选”对话框图4-32 使用高级筛选后的结果

4.7.3 分类汇总

对数据进行分类汇总也是分析数据时的一种常用方法。例如，在如图4-14所示的成绩表中加入年龄这一列，利用分类汇总进行数据的分析。新的数据表如图4-33所示。

图4-33 数据清单示例

1．创建一级的分类汇总

下面以如图4-33所示的工作表为例，说明如何创建一级的分类汇总，使用户可以清楚地看到不同年龄学生的各科平均成绩。操作步骤如下：

（1）使用在前面所讲的排序方法对年龄进行升序排列。

（2）执行“数据”→“分类汇总”命令，弹出如图4-35所示的“分类汇总”对话框。

（3）在“分类字段”中选择“年龄”，“汇总方式”为“求和”，汇总项为“英语”，如图4-34所示。

（4）单击“确定”按钮，分类汇总后的结果如图4-35所示。

图4-34 设置“分类汇总”对话框图4-35 分类汇总后的结果

2．创建多级的分类汇总

多级汇总是指在原有普通的分类汇总的基础上再对其他的字段进行分类汇总。例如要在原来汇总的基础上再对性别进行汇总，先加入性别列，再进行如下操作：

（1）执行“数据”→“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框。

（2）将“分类字段”设置为“性别”，“汇总方式”为“求和”，汇总项为“英语”，如图4-36所示。取消选中“替换当前分类汇总”复选框。

（3）单击“确定”按钮，汇总结果如图4-37所示。

图4-36 设置“分类汇总”对话框图4-37 多级分类汇总后的结果

3．清除汇总

如果要清除分类汇总，则操作步骤如下：

（1）单击分类汇总数据清单中的任意单元格。

（2）执行“数据”→“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可从现有的分类清单上删除所有的分类汇总信息。

4.7.4 数据透视表

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。阅读一个有很多数据的工作表是很不方便的，可以根据需要，将这个工作表生成能够显示分类概要信息的数据透视表。小小的数据透视表就能够迅速方便地从数据源中提取并计算需要的信息。

使用数据透视表不仅可以帮助用户对大量数据进行快速汇总，还可以查看数据源的不同汇总结果。若要创建数据透视表，请运行“数据透视表和数据透视图向导”。在向导中，从工作表列表或外部数据库选择源数据，向导会提供报表的工作表区域和可用字段的列表。将字段从列表窗口拖到分级显示区域时，Microsoft Excel 自动汇总并计算报表。下面就来介绍一下建立数据透视表的步骤。

假设有如图4-38所示的一张数据清单，现在要以这张数据清单作为数据透视表的数据源来建立数据透视表。