4.8 工作表的保护与打印

 

4.8  工作表的保护与打印

对于某些有保密要求的文档，Excel提供了保护工作表功能，下面具体介绍保护工作表与共享工作簿，以及工作表的打印操作。

4.8.1  保护工作表与共享工作簿

如果用户必须放下手中的工作，但又不想退出Excel，此时可以为工作表和工作簿建立保护，这样能防止因误操作而造成对工作表数据的损害。

1．保护工作表

保护工作表功能可以防止修改工作表中的单元格、Excel宏表、图表项、对话框编辑表项、图形对象等。保护工作表的具体步骤如下：

（1）激活需要保护的工作表，执行“工具”→“保护”命令，在弹出的子菜单中选择“保护工作表”命令，将弹出“保护工作表”对话框，如图4-44所示。

图4-44  “保护工作表”对话框

（2）在“保护工作表”中选择保护的选项，输入密码后，单击“确定”按钮。

输入密码（可选）可以防止未授权用户取消对工作表的保护。密码可以为字母、数字、符号，并且区分大小写。密码的长度不超过255个字符。

若有人试图修改受保护的工作表，这时就会弹出如图4-45所示的对话框。

图4-45  工作表受到保护后

2．创建共享工作簿

共享工作簿是多个用户都可以使用的数据清单，它必须存放在网络上的共享文件夹中才能够被多个用户使用。

创建共享工作簿的步骤如下：

（1）打开要共享的工作簿，执行“工具”→“共享工作簿”命令，将弹出“共享工作簿”对话框。

（2）在“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，如图4-46所示。

（3）在“共享工作簿”对话框中单击“确定”按钮，将弹出如图4-47的消息框，单击“确定”保存工作簿。

     

图4-46  “共享工作簿”对话框         图4-47  提示保存文档的消息框

（4）执行“文件”→“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框，将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上。

4.8.2  打印设置

1．页面设置

首先执行“文件”→“页面设置”命令，然后在“页面设置”对话框中单击“页面”标签，即可配置所要打印页面的显示方式，如图4-48所示。

图4-48  “页面”选项卡

“方向”选项用来设置打印纸的方向。“纵向”选项是指打印纸垂直放置，即纸张高度大于宽度。“横向”选项是指打印纸水平放置，即纸张宽度大于高度。一般来说，当需要打印的工作簿有多列时，使用横向打印比较合适。

“缩放”是用来对工作簿进行放大或缩小的一种方法，这样能够使工作簿更好地适应纸张。用户可以根据实际需要按正常尺寸的百分数进行设置，或者告诉Excel自动缩放输出内容以便容纳在指定数目的纸张中。

可以在“纸张大小”列表框中选择用户所需使用的纸张大小。纸张大小的选择取决于实际工作和所用打印机的打印能力。

可以在“打印质量”列表框中选择所需的打印质量，这实际上是改变了打印机的打印分辨率。打印的分辨率越高，打印出来的效果越好，打印的时间越长。打印的分辨率与打印机的性能有关，当用户所配置的打印机不同时打印质量的列表框内容也不同。

在一般情况下，“起始页码”的设置使用默认状态。当工作簿中设置了包含页码的页眉或页脚时，可以使用这个选项。

2．页边距设置

选择“页边距”选项卡可以对整个纸张的上、下、左、右边距进行设定，如图4-49所示。

图4-49  “页边距”选项卡

可以使用“页边距”选项卡进行整个纸张的边距的调整。在实际工作中当遇到最后一页只包含少数数据时，可以通过调整上、下边距使其最后一页的数据包含在前面的页中，以节省纸张。

还可以通过居中方式的选择对数据进行居中，所使用的居中方式有两种。

·  水平居中：可以使数据打印在纸张的左、右边缘之间的中间位置。

·  垂直居中：可以使数据打印在纸张顶部和底部之间的中间位置。

3．工作表设置

“工作表”选项卡是控制与工作簿相关选项的地方，如图4-50所示。

图4-50  “工作表”选项卡

在一般情况下打印区域默认为打印整个工作表，此时“打印区域”下拉列表框内为空。可以通过引用单元格来设置打印作业所要打印的范围。

另外，可以通过“文件”→“打印区域”中的“设置打印区域”选项来预选打印区域。

如果要清除打印区域，执行“文件”→“打印区域”中的“清除打印区域”命令即可完成。

当打印一个较长的工作表时，常常需要在每一页上都打印行或列标题，这样可以使打印后每一页都显示行或列标题，以便查看。Excel允许用户指定行标题、列标题或二者兼有。具体操作步骤如下：在“工作表”选项卡中指定打印在每页上的标题行，选择“标题行”，然后在工作表中进行单元格引用，以确定所需指定的标题行。指定打印在每页上的标题列，选择“标题列”，然后在工作表中进行单元格引用，以确定所需指定的标题列，单击“确定”按钮。

当用户需打印的工作表太大，无法在一页中放下时，可以选择页面的打印方式。

·    选择“先列后行”就表示先打印每一页的左边部分，然后再打印右边部分。

·    选择“先行后列”就表示在打印下一页的左边部分之前，先打印本页的右边部分。

选择哪一种方式取决于装订打印结果的方式。

4.8.3  打印

1．打印预览

在一个文档打印输出之前，需要通过多次的调整才能达到满意的打印效果，这时用户可以通过打印预览在屏幕观察打印效果，而不必打印输出后再去修改，如图4-51所示。可以通过以下多种方式进入打印预览窗口。

·    从“文件”菜单中选择“打印预览”命令。

·    单击“常用”工具栏中的打印预览快捷按钮。

·    单击“页面设置”对话框中任意一页上的“打印预览”按钮。

·    单击“打印”对话框中的“打印预览”按钮。

图4-51  打印预览窗口

在“打印预览”窗口中可以有多种方法检验工作表打印输出的效果。

2．设置打印选项

当设置好页面后，就可以开始准备进行打印。在打印之前用户还必须进行打印选项设置。执行“文件”→“打印”命令，弹出“打印内容”对话框，如图4-52所示。

图4-52  “打印内容”对话框

·  打印机：在“打印机”框中显示出当前打印机的信息。可以从“名称”下拉列表框中选择自己配置的打印机型号。单击“属性”按钮，可以在“打印机属性”对话框中改变打印机的属性。

·  打印到文件：选中此复选框，单击“确定”按钮后，将当前文档打印到文件而不是打印机。

·  打印范围：可以指定打印页。这样在不需要对全部内容进行打印时，就可以通过此项来选择所需打印的页。

·  打印内容：用于确定打印区域，共有3个选项，分别为选定区域、选定工作表和整个工作簿。

·  打印份数：确定所需打印内容的打印份数。

·  预览：单击该按钮表示进入打印预览窗口。

当设置完打印选项后，就可以单击“确定”按钮开始打印了。