会计电算化对审计的影响分析
[摘要] 会计电算化信息系统的内部控制与手工系统具有很大的区别,本文从会计电算化系统对审计的必要性、会计电算化系统审计存在的问题和审计对策等方面进行粗浅的论述,探索改进和加强电算化审计的途径,从而提高对会计电算化系统的审计效率和效果。
[关键词] 传统会计 会计电算化 会计电算化审计 审计软件
会计电算化系统的建立和应用,改变了会计核算方式、数据储存处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,同时也改变了会计内部控制与审计信息的方法和技术,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。进而推动了审计理论与审计技术的进一步发展完善,使审计理论和实务发生了前所未有的深刻变革。因此,开展对会计电算化系统的审计研究是新势下摆在我们面前的新课题。
一、开展对会计电算化系统的审计之必要性
会计核算实现电算化,应按规定使用经财政部门评审通过的商品化会计核算软件,并与手工账并行三个月,通过财政主管部门验收合格后方可实施。电算化会计信息的正确性、可靠性以及防止做假账和会计信息失真的问题似乎已经解决,看起来,无须对电算化会计系统再进行审计。但事实上,因为绝大多数的会计核算软件无法解决会计事项的原始数据是否真实这一至关重要的问题,电算化只是对已输入会计数据的计算上和报表账本的生成上替代了人工,加上实现会计电算化后内部控制本质上的变化,对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节的可能,以及所提供原始数据的虚假性,会计电算化并不能有效地防止做假账和会计信息失真的问题。因此,开展对会计电算化系统的审计显得十分必要。具体分析为:
(一)保护电算化环境的安全性
会计电算化审计要根据会计电算化审计准则,通过各种有效的方法和程序,对会计电算化环境中的计算机硬件和财会软件进行审计,即对其安全、可靠、稳定、合法、管理等方面进行审计。通过审计可以揭露问题,为被审计单位提出安全方面的建议,保证会计电算化环境的安全性。
(二)保证在会计电算化环境中会计数据的可靠性和真实性
会计电算化审计要根据会计电算化审计准则,通过各种有效的方法和程序,对会计电算化环境提供的数据是否正确、公正和安全进行审计。可以有效地防止计算机输入非法数据,篡改会计数据或破坏磁介质中的会计数据等舞弊犯罪行为,提高会计电算化环境中会计数据的可靠性和真实性。
(三)促使会计电算化中内部管理和控制制度的不断完善
会计电算化审计要根据会计电算化审计准则,通过各种有效的方法和程序,包括对会计电算化环境中内部管理和控制制度进行研究和评价,指出内部管理和控制薄弱环节,提出改进意见,促进被审计单位加强会计电算化环境中内部管理和控制。
二、会计电算化系统审计存在的问题及原因
目前,会计电算化迅猛普及和发展,而对会计电算化系统的审计却相对滞后,处于被动局面,存在的问题和原因主要是:
(一)会计电算化软件不能完全满足电算化审计的要求
由于各行业各单位会计电算化系统应用环境大不相同,应用程序也各具特点。从使用的系统来看大致有以下两种情况:
1、购置商用电算化会计软件商业化电算会计系统软件众多,不同的电算会计系统虽然有着不同的特点,但也有着基本的相同点:(1)输入、处理、统计、查询、输出及维护功能较完整全面,界面设置较好;(2)对软件设计过程、程序文本和数据结构采取严格的防范和保密措施,安全性较好;(3)采用计算机内部控制取代部分手工会计的内部控制,减少了人为因素。这些特点给会计工作带来了较大的便利。然而由于各种会计软件的数据库千差万别,其防范保密措施更是八仙过海,各显神通,这就给审计人员开发通用的审计软件带来困难。
2、自行开发会计软件一般是有开发能力的企事业单位根据自身的需要,结合实际情况经批准研制而成的。这些软件使得财务会计后台核算,包括从记账到报表输出、统计查询的全过程自动化,一般具有较强的检测排错功能和统计处理功能,实用性强。但在系统安全方面及内部控制方面需要人工予以辅助来加强系统的管理。比如,有的数据库没有加密,可以随时打开修改数据,就要求管理者制定规章制度来约束会计人员的行为。
(二)大多数对会计电算化系统的审计还停留在绕过计算机审计的阶段。
绕过计算机进行审计,即审计人员不审查机内程序和文件,只审查输入的数据的打印输出的资料。这实际上是审计人员对当前会计电算化系统所采用的一种手工审计方法,不涉及计算机软件知识。由于不对计算机程序处理过程进行审计而对有限的部分数据进行审计,因此可能不彻底,具有片面性。审计对象受到计算机操作人员的限制,后者完全可以只提供他们愿意被审查的信息,其他敏感性信息则有可能被人为掩藏。这样审计人员处于被动地位,难以获取充足的审计证据支持其审计结论,难以保证计算机环境下的审计质量,只是一种过渡性的被动审计方法。
我国审计实务中主要采用这种绕过计算机的审计方法有其存在的信赖基础:我国企事业单位在启用会计软件时须经主管财政部门评审,验收合格后才能甩掉手工账。这种评审在某种程度上是对该企事业单位计算机信息系统进行内控评价与风险评估,使得审计人员可以在某种程度上信赖这一评审结果,相对减少了审计风险。但是,国际上并没有这种评审做法,随着对外开放与国际接轨,这种绕过计算机的方法终会失去信赖基础。
(三)专业审计软件市场不完善,计算所辅助审计停留在浅层次运用上。
目前计算机在审计中的运用还停留在浅层上,主要采用通用的办公自动化软件,即运用Windows资源管理器进行审计文档管理;运用Word字处理软件编制审计计划,审计总结及审计报告等综合类底稿;运用Excel制表软件进行试算平衡、编制审定会计报表等。这些软件定义方便、自由度较大,不易统一,难以形成统一的操作模式,规范程度较低,缺乏系统性,难以做到各审计环节的有机连接,尤其是难以做到与被审计单位的计算机信息系统连接以直接获取审计所需数据。
形成上述局面的主要原因是专业审计软件市场不完善。由于审计软件开发周期长,使用周期短,市场容量狭窄,需求又有不确定性和不断增长性,造成审计软件的开发难度远远大于财务软件,这就使众多的软件开发公司热衷于相对于审计软件而言利润高、难度小、维护少的财务软件,而轻易不涉足审计软件的开发。同时,由于有些单位的财务软件是自行开发,独立一套体系,通常不会留出数据通道,也给开发电算化审计软件造成很大困难。没有软件可用,这就使得审计人员在对电算化会计系统进行审计时,不得不停留在看重检查输入前的原始凭证和越过电算化系统直接去检查处理打印出来的结果的一种手工审计方法。整个软件市场缺乏高质量的通用审计软件来配合通用合计软件的使用。
(四)审计人员队伍整体计算机知识缺乏。
即使有先进的电算化审计方法,功能完善的专业审计软件,仍需由专业审计人员制定审计计划,执行审计程序,分析审计结果,出具审计报告。计算机辅助审计技术不能替代专业人员审计,这要求审计人员不仅要有丰富的会计、财务、审计知识和技能,熟悉财经法律以及其他的审计准则,而且还应当掌握计算机知识及其应用技术,掌握数据处理和管理技术。不仅要掌握审计软件的操作方法,而且还应当能根据审计过程中所出现的种种问题及时编写出各种测试、审查程序模块。
然而,目前的审计人员总体水平远远没有达到这一程度。大部分审计人员虽然有丰富的财会审计知识和经验,但没有机会接触计算机,造成一些知识结构上欠缺。有的虽然掌握一定的计算机知识,也是仅掌握浅层次的计算机基础知识和运用技能,不能有效分析系统结构。因此要真正运用计算机软件完成难度较大的实质性审计程序尚有难度,需依赖专业的计算机技术人员协助,对专业人员的过分依赖造成审计人员独立性减弱。
(五)电算化审计法规建设滞后。
财政部从1989年开始先后颁布了《会计核算软件的几项规定》等多项法规,使我国电算化会计工作逐步走向规范。这些法规中虽然提到了关于保留审计痕迹和不能有人工修改报表功能的规定与要求,但因上述法规主要是针对电算化会计工作而颁布的,远远不能够满足电算化审计的要求。
(六)电算化审计研究与应用落后于电算化会计。
电算化会计工作经过多年的发展,在电算化会计软件的研究与开发两方面,已比较成熟。会计软件的研究正在朝两个方向发展,横向是与企业管理相结合,研究开发面向企业各级管理部门的网络财务软件;纵向是研究为企业高层管理服务的财务决策支持系统。由于电算化审计起步晚及配套措施滞后,使得电算化审计的研究落后,电算化审计的应用还没有进入普及阶段。
三、提高会计电算化系统审计效率和效果的对策
会计电算化系统的建立和实施使得会计本身发生了很大的变化,对电算化会计系统的审计与对手工账簿的审计相比,相应在审计内容、方法上也发生了变化。
(一)制定会计电算化的审计准则,在制度上规范电算化会计系统的审计工作应在原有传统审计的标准和准则基础上,有必要对电算审计从定义、原则、方法、要求到评审都重新进行规定,使电算化审计工作有章可循。
(二)加强审计人员的计算机技术培训和知识更新。
审计人员除了要具有丰富的财务会计、审计等方面的知识和技能,熟悉有关的政策,法令依据以及其它的审计依据外,还应掌握一定的电子计算机知识和应用技术。在审计组织中,还应培养一批电算化审计系统的工作人员,建立自己的电算化审计系统。
(三)加强对系统内控的审计,提倡进行事先审计。
传统的手工会计系统中,会计部门的内部控制一般表现为对人的控制,强调职责分清、相互牵制,采用的手段主要是利用纸面信息进行人工核对与检查。但在电算化会计系统条件下,内部控制转变为对人和机器两方面的控制,且多数情况以计算机内部控制为主。因此,除了要对投入使用后的电算化会计信息系统审计外,应提倡在电算化系统的设计和开发阶段,审计人员要对系统进行事前和事中审计。
(四)重点做好系统电算过程和结果的审计。
1、在电算化会计系统中,输入的原始数据、处理的中间结果和最后结果都是以数据文件的形式存贮于电、磁介质或打印输出在纸质账页上,要对系统电算过程和结果的真实性、正确性、合法性等进行审计评价,必须对数据文件进行审计。
2、对于自行开发的会计软件,审计人员可以复制它的数据库,对整个数据库或选定的数据进行复查,可有效地执行大量数据的验算、重新分类及汇总工作并按照审计要求输出审计信息。
3、对于购置的会计电算化软件系统,由于直接打开其数据库的困难较大,可以采取抽样审计的方法来调查大量数据的审计情况,这样可以加快审计速度。
(五)重视和鼓励审计软件的开发,建立完善的专业审计软件市场。
应重视和鼓励审计软件的开发的研制工作,政府应从政策层面上进行加以引导,比如,对审计软件的开发实行政府财政补贴或者税收优惠等措施,来鼓励专业审计软件的开发和研制,从而建立起完善的专业审计软件市场,使系统的审计软件能够适应和满足电算化审计的要求。
(六)引进先进的审计工作方法,提高对电算化会计系统的审计效率和效果。
国外会计电算化的发展经历了四个阶段:(1)单项会计核算业务电算化;(2)会计综合数据处理的全部电算化;(3)建立网络化的、以管理为重心的会计信息系统或企业管理信息系统;(4)建立会计或企业管理决策支持系统和专家系统。根据会计电算化系统在国外发展的历程,不难看出我国电算化会计系统的发展趋势。因此引进国外先进的工作方法,从而提高对电算化会计系统的审计效率和效果。
四 、结束语
会计电算化系统的广泛应用给审计提出了许多新问题、新要求。传统的审计已不能适应电算化会计发展的要求。引进先进的工作方法,结合电算化会计的特点及发展现状和趋势,改进和加强电算化审计,从而提高对电算化系统的审计效率和效果,为经济持续、健康的发展提供可靠的审计监督保障。
[参考文献]
(1)李国良:《互联网对财务会计的影响》,载《北京财会》2005年第11期。
(2)赵 伟:《加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策》,载《中国会计电算化》2002第七期。
(3)邱 寒:《会计软件设计如何适应现代审计的要求》载《北京财会》2005第6期。